Uma grande parte destas tarefas requer o envolvimento do fator humano – são estes os aspectos que requerem trabalho analítico ou de investigação. Porém, também existem processos que, pela sua repetibilidade e monotonia, podem ser substituídos com sucesso pelo trabalho de um algoritmo.
A tarefa é totalmente delegada ao robô
Numa das secções de contabilidade da Impel Business Solutions, a tarefa inteiramente executada pelo algoritmo é a exportação de rubricas não salariais para um ficheiro Excel.
O robô gera um arquivo de resultados que serve de base para o trabalho posterior dos departamentos de contabilidade e RH, que analisam cada caso individualmente e trabalham na triagem e esclarecimento de contas não liquidadas. O algoritmo que cria o relatório é de sistema duplo, o que significa que exporta dados do sistema SAP e do sistema Impuls.
O que se pode ganhar com a implementação da robotização nos processos contabilísticos
Antes da implementação da robotização, ao final de cada mês, os colaboradores tinham que exportar manualmente os dados e criar relatórios incrementais para o departamento de RH. Ao lidar com aproximadamente 90 empresas, este é um trabalho muito demorado. Com uma equipe de cinco pessoas apoiada por um líder, as atividades relacionadas a esse processo podem levar até 3 dias úteis. O robô faz o mesmo trabalho em cerca de 5 horas. Ele trabalha à tarde para não atrapalhar o trabalho dos outros com o uso de arquivos.
O robô trabalha no mesmo arquivo todos os meses, ao qual apenas adiciona novos itens. Isso é muito importante porque o arquivo é padronizado, ou seja, tem o mesmo formato para cada empresa. Graças a isso, eliminamos a situação de grandes discrepâncias na formatação de arquivos entre diferentes empresas. Anteriormente, quando cada funcionário gerava um relatório de acordo com seu próprio modelo, os funcionários subsequentes muitas vezes tinham dificuldades para ler e analisar os dados.
Além disso, o algoritmo também arquiva dados já verificados. O robô transfere os itens que serão marcados como liquidados para um arquivo separado, graças ao qual o relatório final contém apenas os dados atuais que requerem trabalho humano na próxima etapa.
Reduzindo erros ao mínimo
Um algoritmo bem escrito praticamente não tem chance de cometer erros. Além disso, graças à robotização, somos capazes de eliminar muitos dos chamados erros humanos. Trabalhar com pastas do sistema significa que é fácil cometer um erro – um arquivo colocado no lugar errado, uma linha movida incorretamente ou dados inseridos incorretamente. Muitas atividades repetitivas, muitas tabelas e figuras – tudo isso feito uma dúzia ou várias dezenas de vezes em um dia leva à distração e a possíveis erros. O algoritmo não comete tais erros. Ele foi projetado para serializar dados de forma rápida, eficiente e eficaz.
Implementação rápida e operação fácil
O período de implementação do robô depende da complexidade do processo que lhe queremos dar, mas na maioria dos casos demora cerca de vários meses. Durante esse tempo são realizadas análises de processos, programação de algoritmos, testes e lançamento final do robô.
Ildefons é um robô que inicia sob demanda, geralmente no dia 25 de cada mês. O contador dificilmente interfere em seu funcionamento. Essas atividades são de responsabilidade da equipe Robotics Smart Solutions, portanto a contabilidade apenas envia informações solicitando a execução do algoritmo. Os relatórios gerados pelo robô são claros e em caso de alguma irregularidade o robô comunica os erros que encontrou. O seu funcionamento é portanto simples e intuitivo.
Maior atratividade do local de trabalho
Ao trabalhar com o algoritmo, nos livramos dessa parte mais tediosa e cansativa do trabalho. O robô dá-lhe a oportunidade de melhorar o conforto no trabalho e adquirir novas qualificações. A abertura às mudanças e à tecnologia permite que as equipas se desenvolvam e que os empregadores construam a sua competitividade no mercado.