As rápidas mudanças nas leis e regulamentos relativos aos empresários e a falta de especialistas qualificados são os principais desafios que os departamentos de RH e de folha de pagamento das empresas polacas enfrentam hoje. Como consequência, em vez de apoiar o back-office – por vezes involuntariamente – interfere com o funcionamento eficiente dos negócios.
Por esse motivo, os empresários optam cada vez mais pela terceirização. Eles podem se beneficiar não apenas da otimização de custos e da redução de riscos relacionados à implementação de funções de RH e folha de pagamento. Também digitalização e otimização de processos na empresa.
Só a mudança é certa
A reorganização do modelo de trabalho em consequência da pandemia de Covid-19, o lançamento de escudos anti-crise, as alterações nos subsídios de doença e a revolução fiscal relacionada com a Ordem Polaca são apenas algumas das questões que têm mantido os funcionários dos RH e da folha de pagamento departamentos acordados à noite nos últimos dois anos.
Para acompanhar o ritmo das mudanças, as empresas precisam de especialistas experientes e de fundos para a sua formação contínua. Conseguir pessoal adequado está se tornando cada vez mais difícil.
Nesta área, mesmo a ausência de vários dias de um funcionário pode resultar em problemas no cálculo da remuneração e no cumprimento atempado de muitas obrigações da empresa. Isto, por sua vez, pode ter um impacto negativo no empregador e na sua imagem (maior controlo, sanções administrativas, perda de confiança dos trabalhadores).
Menos responsabilidade, mais segurança
Para reduzir antecipadamente os riscos, as empresas – independentemente da escala de emprego – estão cada vez mais a considerar a terceirização de RH e folha de pagamento. A cooperação com um fornecedor profissional desse serviço garante a continuidade de todos os processos de RH e folha de pagamento.
Além disso, acesso a know-how, tecnologias modernas e regulamentações vigentes sem necessidade de treinamento, o que significa maior segurança e otimização de custos.
Em vez de registos de tempo de trabalho em papel – registos eletrónicos
Ao contratar um terceirizador experiente, podemos delegar a ele todas as tarefas de RH e folha de pagamento e ter acesso a ferramentas adicionais.
Os clientes podem utilizar, por exemplo, um módulo adicional como parte do sistema de RH e folha de pagamento, destinado ao planejamento e liquidação do horário de trabalho. É especialmente útil em empresas de produção onde são utilizados vários sistemas e horários de trabalho e onde ocorrem horas extras.
Na fase de implementação do serviço parametrizamos o módulo à especificidade da empresa e às suas necessidades. Essa ferramenta possui diversas funcionalidades muito úteis. O mais importante deles são: a opção de agendar horários individualmente para cada funcionário e a opção de utilizar algoritmos que atribuem automaticamente um horário para todo o grupo de pessoas.
As funções mais importantes no planeamento e liquidação do tempo de trabalho são: detectar erros no plano e eventos indesejáveis (por ex. não observância do descanso diário e semanal) atraso. Isso alivia significativamente a carga de trabalho da equipe de gestão. Todas as ocorrências, irregularidades e desvios ficam disponíveis em relatórios baixados continuamente do sistema.
Isso permite a verificação diária em tempo real, sem a necessidade de busca de informações em documentos em papel. A eliminação do papel é outro grande benefício do uso de sistemas eletrônicos.
Um passo em direção à transformação digital
Iniciar a cooperação com um prestador de serviços de RH e folha de pagamento geralmente começa com uma análise de pré-implementação.
Este é um bom momento para dar uma olhada em como funcionam atualmente os processos de RH e folha de pagamento. Muitas vezes detectamos e eliminamos irregularidades nesta fase, mas acima de tudo procuramos elementos que possam ser melhorados, principalmente graças à automatização.
Ao adaptar nosso sistema às necessidades individuais do cliente, melhoramos muitas atividades realizadas pelo funcionário. Isso nos economiza tempo e reduz o espaço para erro humano. A digitalização da circulação de documentos de RH e folha de pagamento é um grande avanço no processo de transformação digital, que é inevitável para todas as empresas.