Cada vez mais empresas querem trabalhar com documentos digitais. No entanto, nem todos estão cientes disso – digitalizar documentos é apenas um processo aparentemente simples; você precisa se preparar de forma abrangente e planejá-lo adequadamente. Como fazer para evitar erros?
A digitalização é atualmente uma das tendências mais visíveis entre as empresas que atuam nas áreas de contabilidade, recursos humanos e folha de pagamento, consultoria fiscal e gestão documental.
Digitalizar documentos nada mais é do que converter sua versão em papel para digital por meio de scanners. Muitas empresas foram lembradas da necessidade de realizá-lo pelo aumento do período de trabalho remoto, que é muito mais difícil ou mesmo impossível sem documentos digitais.
A capacidade de trabalhar fora do escritório é apenas um dos muitos benefícios da digitalização. Os outros são melhor gestão de documentos, redução de custos de armazenamento, trabalho mais rápido, economia de tempo na circulação de documentação, pesquisa mais fácil, menor risco de perda ou dano de documentos. Também não podemos esquecer da ecologia. Outra grande vantagem é a possibilidade de trabalhar utilizando automação e robotização de processos.
O processo é apenas aparentemente simples
Atualmente, todos os tipos de documentos podem ser convertidos para formato digital: desde simples registros contábeis até arquivos pessoais complexos. Relatórios de caixa, faturas e extratos bancários são digitalizados com mais frequência, mas até mesmo recibos de estacionamento são adequados. Na Impel Business Solutions, 100% dos documentos contábeis estão em formato digital.
Digitalização de documentos – aventuratonificação do lado processual
A boa notícia é que a digitalização pode ser fácil e rápida. Os dispositivos de escritório comumente usados podem digitalizar 250 documentos em menos de 5 minutos. Contudo, alcançar tais resultados requer uma preparação abrangente e um planejamento adequado do processo, que deve ser simples e padronizado. Vamos começar com o lado processual. Primeiro, vamos determinar quais documentos queremos converter em digitais.
Para isso, vale responder algumas perguntas:
- Que tipo de documentos vamos digitalizar?
- Todos os documentos têm o mesmo formato? Qual é o estado técnico dos nossos documentos em papel?
- Os documentos exigem trabalho manual adicional, como costura, estampagem ou marcação com códigos de barras?
Vale a pena pensar em todas as exceções e planejar uma solução ideal para elas, por exemplo, segregando documentos de acordo com o formato e levando essa divisão em consideração ao programar o dispositivo de digitalização.
Então vamos considerar como queremos separar nossos documentos. A solução mais popular e ao mesmo tempo mais segura é a utilização de códigos de barras, que cumprem duas funções. Em primeiro lugar, fornecem informações ao scanner sobre onde começa o próximo documento. Em segundo lugar, eles se tornam um atributo único do documento, graças ao qual é possível realizar um arquivamento eficiente após a digitalização.
Digitalização de documentos – ppreparação do lado técnico
O lado técnico do processo é tão importante quanto o lado processual. Aqui você também precisará responder a algumas perguntas:
- Qual é o tamanho do volume do documento?
- Que orçamento temos?
- O que pretendemos fazer com os documentos digitais nas próximas etapas? Trabalharemos com eles ou planeamos apenas um arquivo digital?
- O que exigimos do software? Nos preocupamos apenas em salvar arquivos rapidamente? Ou precisamos de funcionalidades adicionais, por exemplo, tecnologia OCR ou a capacidade de adicionar um carimbo digital?
Com base nas respostas, selecionamos os equipamentos. Nem sempre é necessário um scanner industrial caro e grande. Um dispositivo multifuncional barato geralmente também não resolve. Na maioria das vezes, a escolha recai sobre scanners de mesa semi-industriais, perfeitamente adaptados para processar grandes quantidades de documentos.
A escolha do software e sua correta configuração também são importantes. Devemos também prestar atenção à seleção da resolução de digitalização adequada à condição técnica dos documentos em papel. É importante lembrar de usar, manter e limpar adequadamente o dispositivo diariamente.
Vale a pena digitalizar – os números não mentem – substituindo as notas fiscais de compra em papel pelas versões digitais.
O destino dos documentos em papel digitalizados também é importante. Existem alguns que, segundo a lei, devem ser arquivados durante várias dezenas de anos, mas muitas vezes acontece que as empresas têm pilhas de documentação que são completamente desnecessárias.
Um bom planeamento e preparação permite-nos processar até vários milhares de documentos por mês.