A gestão contábil bem feita é essencial para que sua empresa não tenha problemas com a Receita Federal. Manter os dados em dia e organizar o trabalho de emissão e registro das NFes pode evitar multas e outras penalidades. Ferramentas para armazenar e consultar nota fiscal facilitam muito essa rotina.
É importante lembrar que o crescimento do seu negócio depende desse tipo de cuidados. Isso porque problemas fiscais são uma das principais causas de baixo desempenho de uma organização, podendo resultar até mesmo no encerramento das atividades por causa de punições impossíveis de bancar.
Ações que geram problemas com a Receita Federal
Sonegação involuntária
Muitas vezes, por falta de cuidado na hora da contabilidade, pode ocorrer a sonegação de algum tipo de imposto. Isso acontece sem que o empresário perceba. Mas a falta de atenção pode gerar problemas com o Fisco, que cruza dados de cliente e fornecedor para conferir se os números batem.
É essencial auxiliar o contador na hora de fazer o registro dessas operações. Para tanto, deve-se entregar a documentação completa, de acordo com todas as exigências. São muitos detalhes que devem ser cumpridos em nosso sistema fiscal e todos os envolvidos na gestão contábil precisam estar alinhados a essas exigências.
Escrituração de notas canceladas
O fornecedor pode cancelar uma nota fiscal quando houver algum tipo de erro de preenchimento. Acontece que se a empresa tomadora não receber a notificação do cancelamento e escriturar essa nota, haverá discrepâncias nos dados recebidos pela Receita Federal. Isso também pode fazer com que o Fisco bata à sua porta.
Não cumprimento dos prazos
Os prazos estipulados pela Receita Federal devem ser seguidos à risca pela contabilidade da empresa. As notas fiscais, as contas a pagar e a receber e o aumento de ativos, por exemplo, devem ser lançamentos com exatidão dentro dos limites de tempo estabelecidos. Uma vez perdida a data da entrega, o sistema já aponta essa irregularidade.
Venda de mercadorias não escrituradas
A falta de escrituração de uma nota significa, para a Receita Federal, que a empresa adquiriu mercadorias, não registrou a entrada e a comercializou sem pagar os devidos impostos. Se você não tiver um sistema capaz de encontrar a nota — caso ela tenha sido realmente emitida —, será muito difícil provar que isso não aconteceu.
Falta de registro de notas emitidas
A legislação obriga sua empresa a armazenar todas as notas fiscais, emitidas ou tomadas, por no mínimo cinco anos mais o ano corrente. O Fisco pode solicitar a apresentação de qualquer nota para conferência nesse período. Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas que podem passar de R$ 1 mil por documento perdido.
Como o Arquivei pode ajudar?
Quando a Receita Federal bate à porta e o empreendedor não tem como apresentar os registros necessários, começam muitas dores de cabeça que poderiam ter sido evitadas. Então, fica claro o quão importante é conseguir encontrar de maneira fácil todos os arquivos das notas fiscais.
Com o Arquivei, você consulta nota fiscal para seu CNPJ de maneira automática e também permite o upload de todas as notas que sua empresa emitiu. É possível gerenciar todos os arquivos XML de seus documentos fiscais, como NFes, CTes e NFSes.
Ou seja: todas a informações sobre NFes que a Receita Federal tem da sua empresa você também pode ter!
Confira algumas funcionalidades:
Armazenamento de documentos fiscais
O Arquivei guarda todos os documentos fiscais da sua empresa de maneira segura e faz com que você reduza custos com servidores e sistemas de backup.
Notificação de NFes canceladas
O sistema é integrado às secretarias da Fazenda e verifica se algum fornecedor cancelou notas emitidas para você diariamente.
Prático na hora de consultar nota fiscal
Se sua empresa passa por fiscalização, apresentar milhares de NFes fica simples com o Arquivei. Basta inserir no sistema a lista de chaves de acesso requisitada pela fiscalização.
Recuperação de notas
Caso seja requisitado a apresentar notas que você perdeu, o Arquivei pode ajudar a recuperá-las por meio da Consultoria de Recuperação de Notas.
Manifestação de destinatário
Esse recurso permite avisar ao Fisco sobre notas emitidas para você sem seu consentimento. Caso seja questionado pela fiscalização o motivo de não ter escriturado estas notas, você terá argumentos para comprovar que os documentos possivelmente eram notas frias emitidas para sua empresa.
Um deslize na contabilidade pode sair muito caro, não é mesmo? Por isso, é fundamental contar com um sistema automatizado e seguro para consultar nota fiscal e fazer a gestão desses documentos. Se por acaso o Fisco exigir algum arquivo, você vai conseguir comprovar a regularidade das suas operações e evitar prejuízos.
Você conhece mais problemas que uma empresa pode ter com a Receita Federal? Compartilhe conosco nos comentários!
Este artigo foi originalmente escrito para o Portal Indústria Hoje.