Se você trabalha na área financeira ou administrativa, o Excel é um dos softwares básicos do dia-a-dia. Porém, você já deve ter percebido que ele tem potencial para fazer muito mais do que simples contas, não é? As infinitas possibilidades de organização e controle que o programa permite só encontram um obstáculo: aprender a usar corretamente. Hoje vou dar um exemplo disso, mostrando como é possível usar o Excel para controle de estoque com segurança e garantir um trabalho eficiente e de fácil manutenção.
Levando em conta que um número não considerado nos seus cálculos pode comprometer o resultado do seu planejamento, é fundamental recorrer ao Excel, que permite um controle com maior precisão. Dessa maneira, a chance de erro será bem menor.
Veja como usar o Excel para controle de estoque
1. Crie um tela de cadastro
O primeiro passo é criar uma tela para cadastrar os itens do seu estoque. Nesse espaço, você deve incluir todos os produtos que serão gerenciados, pois essa planilha serve para um controle geral. É nela onde você vai contabilizar os saldos provenientes das planilhas específicas para entradas e saídas de itens.
Na planilha de cadastro, é imprescindível colocar o código de cada produto, a descrição do produto, quantas unidades estão disponíveis, o nome do fornecedor, a quantidade mínima desse item no estoque, a média de entrada de produtos e o valor médio dos produtos que são vendidos.
Em geral, o código único do produto é caracterizado pelas letras SKU, não podendo haver repetição. Já o tipo do produto pode ser insumo ou equipamento. Além disso, outra categoria da planilha pode ser a medição, que classifica o produto em pacote, grama, quilo, etc.
2. Entrada de produtos
No caso da aba destinada à entrada dos produtos, é necessário informar detalhes de produtos que chegam à sua loja, seja ela física ou virtual. Normalmente, essa parte da planilha conta com campos do código do item, bem como data de movimentação, quantidade e preço.
Basicamente, a parte da entrada de produtos serve para quando novos itens forem adquiridos e integrarem o seu estoque. Para tanto, não se esqueça de usar o SKU cadastrado na planilha de estoque. Assim, você não precisará se preocupar com novas aquisições do seu negócio.
3. Saída de produtos
A aba voltada para a saída de produtos funciona para você ter um parâmetro exato de quantos e quais produtos saem do seu estoque. Isso requer o preenchimento correto de campos como código do produto, data da saída, quantidade e valor. Geralmente, os demais campos são preenchidos automaticamente no Excel, como ocorre nos itens acima.
Caso um produto deixe o seu estoque para ser comercializado ou para ser devidamente jogado fora, é essa parte da planilha que deve ser utilizada, para você dar baixa sempre que isso acontecer. Lembre-se de manter a planilha atualizada, caso contrário, você terá dificuldades para organizar os dados.
Vantagens de usar o Excel para controle de estoque
Bem, se você optar pelo Excel para controlar o seu estoque, você desfrutará de diversas vantagens, como identificar os produtos mais vendidos por sua empresa, controlar as ações diárias da companhia, prever possíveis decisões a respeito da melhor maneira de lidar com faltas ou sobras de itens no estoque e checar a necessidade de eventuais promoções e liquidações, além da opção de diminuir ou aumentar o estoque, conforme suas necessidades.
Para finalizar, sugerimos que você faça cursos para se aperfeiçoar no uso do Excel. Há inúmeros cursos online, que são investimentos que valem a pena se você tem um negócio. Além disso e de seguir as nossas recomendações, é possível se beneficiar de sites que te ajudam com dicas muito pontuais. Desse jeito, você só não terá sucesso em seu empreendimento após começar a usar Excel se você não quiser, já que não faltam recursos para facilitar o seu trabalho com a ferramenta.
Escrito por: Vivian Fiorio