A pesquisa mostra que quase metade das empresas não tem dificuldade em determinar o tamanho do lote de mercadorias encomendadas (ver pergunta 1). Porém, bastante, 38% dos entrevistados admitiram que às vezes têm problemas em avaliar o tamanho dos pedidos.
Muito provavelmente, eles encomendam mercadorias “a olho nu”, de acordo com seu conhecimento e experiência. Como resultado, podem ocorrer sobras ou faltas de mercadorias no armazém, o que pode levar ao congelamento do capital da empresa no sortimento ou à desordem no armazém resultante de uma gestão ineficaz do armazém.
Não é necessário um sistema de armazém para determinar adequadamente o tamanho do pedido – na prática, há casos em que as estatísticas são mantidas numa folha de cálculo Excel ou mesmo escritas à mão num pedaço de papel, de forma tão eficaz que o gestor do armazém sabe sempre quando e o que encomendar.
No entanto, ao planejar pedidos, é necessário prever com precisão – às vezes até com muitas semanas de antecedência – quando o pedido deverá ser feito ao fornecedor para que chegue ao distribuidor a tempo. Claro, estamos falando de uma situação em que uma empresa importa mercadorias de fora do nosso país.
E essa situação acontece com muita frequência – para ser competitivo, você importa mercadorias de lugares onde pode comprá-las pelos preços mais atrativos. É por isso que os distribuidores de materiais de construção e acabamento importam os seus produtos de países europeus e de outros continentes, incluindo a China, que ainda é o mais barato.
Com que antecedência você encomenda as mercadorias? Mais de 1/4 das respostas indicam um período de 3 semanas a meio ano. Isto pode referir-se ao tempo necessário para importar produtos da Ásia, que normalmente leva de 4 a 8 semanas.
Outras categorias de resposta são de 1 a 2 semanas, indicadas por 30% das empresas. Este período de tempo não exclui, evidentemente, fornecedores, mas é tempo suficiente para importar produtos de contratantes também de fora do nosso país – tanto vizinhos directos como distantes.
Por sua vez, 36% dos entrevistados definem esse tempo como até 6 dias. O horizonte de 6 dias está tão próximo que nenhuma destas empresas deverá ter dificuldades no planeamento de encomendas.
As categorias de resposta 1-2 semanas e 3 semanas-6 meses constituem 56% das respostas. Concluímos, portanto, que uma grande parte dos distribuidores não pode dar-se ao luxo de encomendar mercadorias durante a noite, mas fá-lo com bastante antecedência.
Como você pode ver – tão grande que os gerentes de armazém são obrigados a ter um conhecimento detalhado do estoque e da dinâmica de vendas de sua empresa, levando em consideração sua sazonalidade. Para que, antecipando o aumento da demanda por uma determinada categoria de produto em um determinado período de tempo, possamos prever os volumes reais de pedidos necessários para garantir as vendas.
Tendo em conta as dificuldades acima mencionadas enfrentadas pelos distribuidores de produtos de construção e sanitários, a gestão moderna de armazéns baseia-se em sistemas informáticos avançados, que facilitam, agilizam e eliminam possíveis erros.
Um sistema devidamente configurado, baseado em dados históricos e tendências sazonais, pode prever com precisão o tamanho dos pedidos dos fornecedores e sinalizar ou mesmo alertar antecipadamente o operador do sistema de que está chegando o momento em que tal pedido deverá ser feito.