A automação de processos nos departamentos de contabilidade ou RH e folha de pagamento é uma parte importante das atividades de todas as grandes empresas hoje. A tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) permite substituir atividades monótonas e repetitivas por robôs.
Assim, as empresas estão convertendo cada vez mais documentos em papel em formato digital. Porém, o sucesso da implementação dessa tecnologia nem sempre é garantido e evitar erros requer análise cuidadosa, planejamento e suporte especializado.
O que é a tecnologia OCR nos processos de contabilidade e RH?
A tecnologia OCR em processos contábeis e de RH é uma ferramenta avançada que permite o reconhecimento automático de texto de documentos na forma de imagens. Documentos como faturas, contratos ou documentos de RH. Graças a esta tecnologia, as máquinas são capazes de ler e processar texto de documentos digitais ou digitalizados. Ato elimina a necessidade de entrada manual de dados.
Como escolher a ferramenta certa baseada em OCR para automatizar processos de contabilidade e RH
Selecionar e adquirir uma ferramenta baseada na tecnologia OCR é apenas o primeiro passo no processo de automatização de processos nos departamentos de RH ou contabilidade. Mesmo as soluções mais avançadas do mercado hoje não garantem um sucesso rápido. Muitas vezes, após a implementação, a ferramenta não atende às expectativas do negócio. Gera erros e não se adapta à especificidade dos processos existentes na organização.
Implementação bem-sucedida da tecnologia OCR
Dois projetos da equipe Impel Business Solutions do Grupo Impel são exemplos de implementação de tecnologia bem-sucedida. A empresa emprega várias dezenas de milhares de pessoas. pessoas, portanto a automação de notas fiscais de compras e arquivos eletrônicos nos processos de RH e folha de pagamento era uma necessidade devido ao grande número de documentos a serem processados.
A personalização é a chave para a implementação bem-sucedida da tecnologia OCR
No entanto, lembre-se de que adquirir a ferramenta é apenas o começo. Uma solução de caixa pronta pode não atender todas as necessidades da sua empresa. Portanto, é necessária customização, ou seja, adaptar a tecnologia aos requisitos e processos específicos da organização. A variedade de condições de pagamento das faturas e a semelhança dos nomes das empresas dentro de um grupo exigiram uma adaptação especial da ferramenta. E esta fase foi crucial para uma implementação eficaz.
É importante destacar também que a tecnologia OCR, graças ao uso do aprendizado de máquina, aprende com os erros e aprimora constantemente suas habilidades. Este sistema reconhece automaticamente o texto nas faturas. Em seguida, transforma-os em dados digitais, o que, com o tempo, se traduz numa maior eficiência de leitura.
Resumindo, a implementação da tecnologia OCR em processos contábeis e RH e folha de pagamento requer planejamento preciso e adaptação à especificidade da organização. A definição cuidadosa dos pressupostos do negócio, a personalização da ferramenta e a compreensão de que a tecnologia aprende com os erros são elementos-chave para uma implementação eficaz. O apoio de especialistas experientes também é inestimável para alcançar os resultados esperados.