Em continuidade a um processo de melhoria na gestão, iniciado com a implementação do PMO em uma Secretaria de Estado, desenvolveu-se uma sistemática de acompanhamento na execução dos Projetos.
A criação do Painel de Controle de Projetos, contendo as atividades mensais, com critérios e sub-critérios de avaliação, tem como objetivo o monitoramento do desempenho dos projetos, mediante indicadores. Esta ferramenta estratégica oferece uma visualização sistêmica do status de cada projeto à alta administração (Quadro 1).
Ademais, esta ferramenta também contribui para acompanhar o envolvimento e comprometimento dos stakeholders (5ª edição do Guia PMBOK do PMI (Project Management Institute), 10ª área de conhecimento: Gerenciamento das Partes Interessadas – Gestão de Stakeholders) durante a gestão dos projetos, alinhados com a metodologia proposta.
Cabe ressaltar, que este “Painel de Bordo” foi criado para atender uma demanda específica, respeitando o contexto da Administração Pública.
O grupo de processos de monitoramento e controle envolve o monitoramento dos resultados para garantir que estejam de acordo com o planejado, no entanto durante este processo o foco é providenciar meios para que as coisas se mantenham ou retornem para o caminho certo, necessitando de uma postura proativa.
Portanto, a ferramenta apresentada revela o caráter dinâmico do gerenciamento de projetos.
Em adição, aplica-se a matriz da gestão do conhecimento, objetivando a externalização e socialização dos conhecimentos adquiridos, fortalecendo a base das Lições Aprendidas e podendo, ainda, direcionar estes projetos no campo de atuação de Políticas Públicas.
Portanto, esta ferramenta privilegia uma governança por resultados, permitindo transparência das informações gerenciadas internamente, além de valorizar o ciclo da gestão do conhecimento, gerando insumos para a conquista da excelência em gerenciamento de projetos.