Definição de Qualidade
Qualidade significa o quanto o projeto satisfaz as expectativas e atende aos requisitos do cliente. Muitas vezes o Projeto está de acordo com os requisitos levantados, mas não atende as expectativas de quem usará o Produto gerado pelo Projeto.
Desenvolvendo a garantia da qualidade
Executar a Garantia da Qualidade ou “Quality Assurance” significa garantir que o planejamento da qualidade está sendo cumprido. No processo de monitoramento e controle “Planejar Qualidade” é definido como processo que garantirá a entrega de produtos e serviços em conformidade com os requisitos solicitados.
Ademais, quando pensa dessa forma, fica muito mais fácil imaginar o que é Qualidade. Qualidade para quem? Essa é uma pergunta estratégica que dá sustentabilidade para todo processo de qualidade. Todo Sistema de Gestão da Qualidade busca intensificar o foco no cliente com o objetivo de aumentar sua satisfação. Isso tem que ficar muito claro para toda organização em tudo o que ela fizer, nas mínimas atividades. Os colaboradores devem saber da importância que possuem ao realizarem suas atividades, e como isso impacta na satisfação dos clientes.
INTRODUÇÃO
O Project Management Office – PMO tem como uma de suas atribuições, garantir a qualidade dos projetos durante o processo de monitoramento e controle, utilizando o Plano de Gerenciamento da Qualidade, além de verificar se o planejado está sendo executado, e os seus respectivos resultados, sem desvios e alterações no escopo, sugerindo, aplicando melhorias e solicitando alterações sempre que necessário. É importante criar um Painel de Controle de Projetos (Painel de Bordo), que contenha critérios e subcritérios de avaliação, e que gere um Mapa de Indicadores de Resolutividade (desempenho) e Efetividade (resultado), informando a Alta Administração sobre o status de cada projeto.
Executar o controle da qualidade (Grupo de Processos de Monitoramento e Controle)
O Controle da Qualidade é onde iremos testar e/ou verificar o produto gerado em nosso projeto e validar com as métricas de qualidade definidas no processo de gestão de projetos. Neste momento executaremos as verificações definidas no Plano de Gerenciamento da Qualidade com relação às atividades e orçamento planejados versus realizados, monitorando escopo, tempo e custo do projeto, e consequentemente melhorias deverão ser sugeridas sempre que identificadas. Ademais, conhecer o ponto de vista das partes interessadas (stakeholders) no projeto com relação à qualidade, ajudará a criar um plano de qualidade mais realista e eficiente. Além de, valorizar uma atitude preventiva com ações Sistemáticas e Planejadas de melhoria contínua.
Aplicando o ciclo PDCA garantindo a qualidade no Gerenciamento dos Projetos
O ciclo PDCA (Figura 1), ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming, foi introduzido no Japão após a guerra, idealizado por Shewhart, na década de 20, e divulgado por Deming, em 1950, quem efetivamente o aplicou. O ciclo de Deming tem por princípio tornar mais claros e ágeis os processos envolvidos na execução da gestão, como, por exemplo, na gestão da qualidade, dividindo-a em quatro principais passos. O ciclo começa pelo Plan planejamento, em seguida Do à ação ou conjunto de ações planejadas são executadas, Check checa-se o que foi feito, se estava de acordo com o planejado, constantemente e repetidamente (ciclicamente) e Act toma-se uma ação para eliminar ou ao menos mitigar defeitos no produto ou na execução.
Como gerenciar para melhorar o resultado.
Figura 1- Gestão Pela Qualidade Total – Ciclo PDCA
Fonte: Deming, Willian Edwards, 2005 – Adaptado pela autora
Cabe ressaltar que, a tomada de decisão baseada em evidências, exige que o processo de monitoramento e medir os processos seja uma atividade que deva ser feita continuamente… por todos! Analisando evidências e números você verá o que está falhando ou o que não está dando o resultado que deveria dar.
CONSIDERAÇÕES GERAIS
Segundo Peter Drucker, “o que pode ser medido, pode ser melhorado”!
Cabe ressaltar que, uma das filosofias da Honda é: “um dos motivos pelos quais nossos clientes estão sempre satisfeitos é porque nós nunca estamos”.
Se você quer que o seu Sistema de Gestão da Qualidade cumpra o objetivo de satisfazer clientes, você precisa dormir e acordar pensando em melhorar. As melhorias são essenciais para conseguirmos gerir pessoas e processos, e consequentemente assegurar que o projeto satisfaça as necessidades do cliente e envolva todas atividades do projeto por todo o seu ciclo de vida.
Como promover Melhorias:
Pré-disposição para Melhorias e Inovações;
Fixação de Novas Metas (Desafios);
Incorporação de Novas Tecnologias e Novos Métodos de Trabalho.
O PDCA se aplica geralmente quando há metas de melhorias, das quais é a melhor forma de gestão, de persistência nos resultados planejados. Uma vez atingidos esses resultados, deve-se revê-los, buscando melhoria contínua. O grande desafio é alinhar os Processos de Gerenciamento dos Projetos ao Ciclo PDCA, tornando-se assim, um poderoso e objetivo instrumento para a definição de metas; detalhamento do plano de ação; monitoramento e controle das atividades e orçamento planejados versus realizados, propondo ações corretivas e revisão periódica. Diante dessa proposição, se faz necessário a Implantação de Ritual de Análise Crítica de Desempenho e Resultados. Além de, corrigir o processo para manter o desempenho de produção aceitável, tem como foco assegurar a taxa de sucesso dos Projetos. Esse acompanhamento contínuo também possibilita a rápida identificação e correção de desvios, assim como a transformação das ações bem-sucedidas em procedimentos padrão.
Lilian Treff
Specialist in Project Management
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