A situação ficou ainda mais difícil em 1º de janeiro de 2021, com a introdução da exigência de manutenção de registros apenas em formato eletrônico. Anteriormente, poderia ser realizado em papel.
Os registros eletrônicos intensificam os problemas associados à coleta de documentação no sistema BDO, pois as informações inseridas pela entidade podem ser controladas de forma contínua. Eles também devem ser inseridos usando formulário eletrônico no ritmo e na forma impostos pelo legislador.
Cartões de Transferência e Cartões de Registro de Resíduos – o que são e quando devem ser preenchidos?
No transporte de resíduos, seja entre empresas ou entre filiais de uma mesma empresa, é necessário preencher (separadamente para cada tipo de resíduo, mesmo os transportados ao mesmo tempo) Cartões de transferência de resíduosque deve incluir informações sobre a origem e a finalidade do transporte, o meio de transporte e a quantidade e código dos resíduos transportados.
Além disso, é necessário realizá-lo em meio eletrônico entradas no Cartão de Registro de Resíduos cada vez que o nível de estoque de um produto classificado como resíduo muda. As inscrições devem ser mantidas continuamente, ou seja, se os resíduos forem processados todos os dias, as inscrições também deverão aparecer todos os dias.
Os efeitos da manutenção de registos desta forma são altamente onerosos para as empresas. No caso dos Cartões de Transferência de Resíduos, ao transportar vários tipos de resíduos ao mesmo tempo, é necessário preencher a documentação de cada tipo separadamente, o que resulta na obrigação de inserir os mesmos dados várias vezes, naturalmente em formato eletrónico.
Para tal, é necessário inseri-los no escritório da empresa (ou seja, num local separado onde ocorre o carregamento físico) e, em seguida, fornecer esta informação aos trabalhadores/motoristas do armazém em formato de papel. As consequências das discrepâncias entre numerosos documentos e a situação real podem ser deploráveis e são relativamente fáceis de ocorrer.
O destinatário do transporte deverá, obviamente, descarregar e verificar as informações inseridas pelo remetente – também no escritório, em formato eletrónico, para cada tipo de resíduo separadamente. Além disso, devem ser criadas informações sobre o recebimento de mercadorias no sistema ERP, se deve ser realizado controle de qualidade, etc. Cada uma dessas atividades requer um conjunto das mesmas informações básicas que são inseridas todas as vezes, o que envolve um trabalho tedioso e repetitivo e resulta em erros e erros administrativos.
A manutenção de cartões de registo de resíduos é igualmente, se não mais, onerosa. A necessidade de mantê-los atualizados coloca enormes problemas no caso de operação contínua de linhas de produção – quem e quando deve fazer os lançamentos quando as pessoas que trabalham no escritório terminam o seu trabalho?
Como conciliar a necessidade de lançamento simultâneo de documentos de consumo de ingredientes, entrada de produtos manufaturados no armazém, e lançamentos no Cartão de Registro de Resíduos (claro – para cada uma das matérias-primas residuais processadas separadamente)?
Como evitar erros e pagar multas? Use um sistema que permita a gestão de resíduos de acordo com a BDO
Praticamente a única resposta sensata ao desafio o que é gerenciamento de resíduos compatível com BDO sistema integrado com BDO permitindo que você insira dados que são repetidos uma vez para cada caso e, em seguida, crie entradas com base neles em outros sistemas.
Permite a criação, por exemplo, de transportes ou recibos de armazém aliados ao controlo de qualidade, onde um conjunto de dados comuns é introduzido e verificado num só local quanto à sua correcção, sendo depois propagado para sistemas subsequentes (ERP ou BDO).
Este sistema também cria um mecanismo de alertaem locais onde o empresário poderá estar exposto a penalidades:
- monitora os códigos de resíduos aceitos nos Cartões de Transferência de Resíduos para que sejam consistentes com as decisões sobre processamento/armazenamento de resíduos
- monitora os níveis de estoque de produtos inflamáveis, cuja superação acarreta risco de incêndio e, consequentemente, possibilidade de aplicação de penalidades financeiras
- monitora a pontualidade do processamento de resíduos combustíveis – permite organizar o processamento de resíduos combustíveis de forma que o prazo legalmente imposto para o processamento de resíduos no prazo de um ano a partir da sua criação seja cumprido
- monitora e notifica sobre a quantidade de resíduos processados - garante que a quantidade de resíduos para a qual foi obtida uma licença não seja excedida
Resumindo, a introdução de um sistema, permitir a gestão do empreendimento, que garante a verificação da veracidade dos dados inseridos e garante a sua propagação para outros sistemas, pode ser economicamente justificado para empresas que atuam no setor de reciclagem. A redução da duplicação dos dados inseridos e a manutenção consistente e ordenada da documentação de produção, contabilidade e resíduos usando um sistema podem melhorar significativamente a operação de tal empresa.
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