A criação de uma metodologia de Gestão de Projetos, na implementação de um Escritório de Gerenciamento Projetos traz diversos benefícios às organizações. O principal resultado percebido no primeiro ano de implantação de um PMO é o estabelecimento, a disseminação e a crescente utilização de processos, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos, os quais podem fomentar de forma direta ou indireta a elevação do desempenho dos projetos. Segundo a literatura (Kate, 2000 e Gonzales& Rodrigues, 2002), os resultados que, em geral, são alcançados nas organizações são:
- Otimização no controle dos projetos;
- Diminuição do número de projetos cancelados;
- Melhoria da capacidade de planejamento;
- Diminuições de alterações do escopo dos projetos;
- Melhoria da qualidade dos produtos/serviços gerados;
- Estruturação de um banco de Lições Aprendidas;
- Aumento de eficácia na gestão dos projetos;
- Padronização dos parâmetros de medição e avaliação de projetos;
- Melhor utilização dos padrões e ferramentas de gerenciamento;
- Acesso mais rápido a informações de maior qualidade;
- Melhor fluxo da comunicação entre as equipes de projetos e os stakeholders;
- Aprimoramento da Gestão do Conhecimento Organizacional em gerenciamento de projetos;
- Decisões baseadas na corporação como um todo, e não em áreas individuais;
- Melhoria da imagem da organização;
- Garantia da satisfação das partes interessadas;
- Maior clareza na percepção dos impactos dos projetos na organização.
O valor agregado pelo PMO deve se revelado por meio de três categorias básicas:
- Aplicar metodologia, visando a realização das atividades conforme planejamento (escopo, tempo e custo);
- Com alterações de escopomínimas ou acordadas mutuamente
Gerar Benefícios esperados pelos Clientes (aceitação dos resultados pelo cliente).
Os resultados e benefícios da utilização de uma metodologia na gestão de projetos é a total visibilidade dos processos de gerenciamento de projetos pela alta administração; garantia da gestão padronizada de projetos; acompanhamento detalhado de cada projeto; monitoramento de indicadores de desempenho, visando à qualidade na entrega do produto final; análise e acompanhamento de riscos; apoio às equipes de desenvolvimento quanto ao gerenciamento e controle dos projetos; status report mensal de todos os projetos ao CEO; disponibilização das informações dos projetos de forma rápida, atualizada e confiável; registro e documentação dos projetos executados de forma a manter uma base de dados histórica, como referência a “lições aprendidas” para futuros projetos, baseadas nos conceitos da gestão do conhecimento.
É importante salientar que algumas vantagens relevantes na aplicabilidade de uma “metodologia”para gestão de projeto é o envolvimento das lideranças; definição das funções de todos os envolvidos no processo de implementação; melhor definição do fluxo de comunicação; medição e monitoramento das atividades do escopo do projeto na forma de scorecards; suporte, apoio e gerenciamento das expectativas dos stakeholders e otimização do processo de execução dos projetos, com o auxílio de Especialistas Técnicos estimulando a troca de saberes, na aplicação do ciclo da Gestão do Conhecimento.
O potencial de transferência do conhecimento é fator fundamental na questão da sustentabilidade buscada. Ao compartilhar este know-how, a empresa contribui para transferir o conceito da gestão de projetos com destaque a criação e aplicabilidade de uma metodologia específica, capacitando gestores para as oportunidades e desafios que a prática no gerenciamento de projetos exige, além de favorecer os representantes e parceiros de empresas privadas e públicas, interessados na melhoria de sua arquitetura organizacional.