Um processo é uma série de ações que geram um resultado. Projeto é um empreendimento temporário com datas de início e término definidas, com a finalidade de criar um serviço ou produto único.
O gerenciamento de projetos, de acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), é realizado por meio da aplicação e da integração dos seguintes processos que se relacionam com a descrição, a organização e a finalização do trabalho do projeto:
- Processos de Iniciação – fase inicial em que se define o projeto, as necessidades são identificadas, autorização do projeto.
- Processos de Planejamento – nessa fase se define e refina o objetivo do projeto, planejam-se as ações necessárias para atingir os objetivos e o escopo para o qual se propõe o projeto. Nessa fase são desenvolvidos planos auxiliares para gestão do projeto (plano de qualidade, comunicação, riscos, atribuições e responsabilidades). São processos interativos de definição e refinamento de objetivos e escolha dos melhores caminhos para atingir os resultados.
- Processos de Execução – as pessoas e os outros recursos para colocar em prática o plano de gerenciamento do projeto. É geralmente nessa fase em que ocorre a maior parte do esforço/dispêndio do projeto.
- Processos de Monitoramento e Controle – ocorre em paralelo ao processo de execução. Mede e monitora o desempenho do projeto para identificar variações em relação ao planejado para que ações corretivas sejam disparadas quando necessário, garantindo que os resultados do período sejam alcançados.
- Processos de Encerramento – formaliza a aceitação do projeto, serviço ou resultado e o fechamento formal do contrato. Analisa a evolução do projeto para que erros não se repitam no futuro, além disso, também é importante identificar os acertos para que eles voltem a acontecer em outros projetos. Atualizar a base de conhecimento de lições aprendidas.
Os grupos de processo são ligados pelos resultados que produzem: o resultado de um processo frequentemente é a entrada de outro. Os cinco grupos de processos possuem conjuntos de ações que se bem aplicadas e planejadas garantem a taxa de sucesso do projeto.
Cabe ressaltar, que todos os processos de gerenciamento de projetos tem o mesmo grau de importância e são fatores determinantes para êxito de um projeto
Gerenciar um Projeto inclui:
Identificação das necessidades;
Estabelecimento de objetivos claros e alcançáveis;
Balanceamento das demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo. Adaptação das especificações, dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas.
O gerente de projetos tem como atribuição e responsabilidade monitorar e comunicar o desempenho do projeto. Os resultados do trabalho que estiverem abaixo de um nível de desempenho aceitável precisam ser ajustados com ações corretivas para que o projeto volte a estar em conformidade com as linhas de base de custo, prazo e escopo (alicar PDCA – Plan-Do-Check-Act). A disseminação da informação sobre o desempenho do projeto é um dos principais elementos para o gerenciamento de projetos bem sucedidos.
Dentro de cada processo, as ferramentas e técnicas usadas num processo orientam e influenciam a sua saída. Uma saída com falhas pode comprometer a entrada de processos dependentes.
Quadro 1 – Resumo das Interfaces do Processo de Gestão de Projetos (Fonte: PMBOK – Grupos de Processos – Adaptado pela Autora). Clique na Imagem para Ampliar.
Os documentos utilizados em cada processo de Gestão de Projetos, demonstrados no Quadro 1 acima, seguindo a linha PMI, são à base da Metodologia no Gerenciamento dos Projetos, criada para orientar os gestores na aplicabilidade dos processos de gestão de projetos. A cada degrau alcançado nessa jornada, o modelo reconhece e sinaliza o amadurecimento progressivo da Organização, em relação ao gerenciamento de projetos e a aplicabilidade de seus respectivos processos.