O Resultado
Valor de Negócio Gerado:
Com a implementação de um Project Management Office – PMO a utilização da metodologia de Gestão de Projetos – GP, contribuirá para que as lideranças percebam uma diminuição no número de problemas durante a execução de seus projetos. Entretanto, deve-se tratar o início da implantação como o ponto principal, e que seja uma change management top-down, este o ponto gerador e fator essencial que garantirá o sucesso do PMO. Em adição, trabalhar segundo uma metodologia de GP, alinhada a estratégia da empresa e aos objetivos organizacionais, é essencial para obter sucesso na expansão da cultura de gerenciamento de projetos e gerar resultados sustentáveis.
O Diferencial
Lições Aprendidas:
Para que a implantação do PMO possa ser realizada com êxito seguem algumas lições aprendidas: a presença do sponsor nas primeiras reuniões de alinhamento e disseminação do conceito de GP, para legitimar os membros do PMO; cada etapa da implantação deve ser estudada pelos membros do PMO para que os gerentes de projetos não tenham dificuldade na sua utilização (legitimidade do conhecimento); realização de formação continuada envolvendo as lideranças; implementar o processo de Gestão de Benefícios: ter bem claro qual a finalidade do projeto, por que estamos fazendo (investimentos x benefícios), o que esperamos do retorno investido – valor agregado, criando um Portfólio sustentável onde os benefícios sejam maiores que os custos; que o estudo de viabilidade garanta a utilização do produto, envolvendo o usuário, pois o fluxo de valor deve ser baseado nas necessidades estratégicas.
Aspectos de Comunicação e Satisfação do Cliente:
Na aplicabilidade da metodologia proposta, é importante criar um fluxo de informações significativas onde à equipe do PMO interaja com os stakeholders por meio de reuniões mensais (reuniões presenciais, conference call, vídeo conferência, apresentação dos resultados) de monitoramento e controle, bem como a disponibilização de informações utilizando Relatório de Progresso e Painel de Bordo.
Aspectos de Liderança do Gestor:
Estabelecer e manter procedimentos e padrões para as metodologias de gerenciamento de projetos. Definir, validar, implementar e manter para o PMO: a estrutura organizacional, os produtos, os processos, os indicadores de desempenho e as metas.
O que mais Influencia o Resultado do Projeto
Um ponto importante para que a implantação obtenha sucesso deve-se à prática de disseminar as informações junto às partes interessadas de forma gradativa, ou seja, a medida da evolução da maturidade com o tema, bem como seu domínio e compreensão. Esta estratégia facilita a adaptação dos envolvidos permitindo absorver as funcionalidades e benefícios das novas ferramentas e metodologia na gestão dos projetos paulatinamente, sem que as rotinas diárias de trabalho as quais estavam acostumados fossem alteradas drasticamente. Isto só é possível devido aos diálogos durante a fase de iniciação do PMO, úteis no sentido de que as ferramentas possam ser adaptadas à realidade que a empresa necessita.
Em um primeiro momento a simplificação dos procedimentos é vital para que os gestores de projetos aceitem a metodologia. Outro fator que auxilia muito nos procedimentos do PMO é o mapeamento dos funcionários em relação ao seu conhecimento sobre o tema.
Este mapeamento mostra o nível em que se encontram, e a necessidade da realização de formação continuada para que a Gestão de Projetos possa ser entendida em relação às suas atribuições e responsabilidades. Os profissionais que atuarão no PMO e/ou que irão interagir com o PMO durante a gestão dos projetos deverão ser capacitados nos Processos de Seleção e Gestão de Projetos para compreenderem como aplicar a metodologia e os procedimentos referentes ao fluxo de cada processo. Adicionalmente, é essencial criar um Plano de Capacitação de Gestão de Projeto, com o objetivo de capacitar e preparar tecnicamente os envolvidos no processo de Gestão de Projeto, e uma Matriz de Capacitação do Processo de Gestão de Projetos, integrando a função, colaborador com padrões e conhecimentos específicos.
Esse Plano e Matriz de Capacitação de Gestão de Projeto serão compostos de palestras de apresentação e exposição de conceitos, alinhando e buscando consolidar o entendimento sobre os processos e técnicas de gerenciamento de projetos utilizadas pela empresa, substanciando o conceito proposto.
Padronização das informações com o objetivo de:
- Realizar comparações de desempenho do projeto e entre projetos;
- Ser o elemento central de informações relativas às práticas de gerenciamentos de projetos.
Ademais, considerar as premissas e levar em conta os fatores críticos de sucesso para implementação do PMO passa a ser fator preponderante. Dentre eles, destaca-se o patrocínio e apoio da alta administração; a realização de uma avaliação do tipo da organização; o alinhamento do PMO com o Planejamento Estratégico da organização e a integração do PMO com as Áreas Estratégicas da organização.
Em suma, enquanto as lideranças enxergam apenas os projetos sob a sua responsabilidade, o PMO proporciona à alta direção uma visão de todos os projetos sob a sua governança com uma perspectiva mais estratégica e sistêmica, implementando de maneira mais efetiva os processos de gerenciamento de projeto.
O PMO busca aproximar a estratégia do negócio às pessoas e aos processos, uma vez que, os projetos são orientados objetivamente para os resultados. Portanto, vale a pena salientar que a disseminação da metodologia de GP implementada servirá para a aproximação entre as partes interessadas, proporcionando um valoroso guia para nortear o trabalho da equipe do projeto, além de possibilitar a otimização do tempo e dos recursos, garantindo a qualidade do produto entregue.
Destarte, acredito que a implementação de um PMO contribui com a taxa de sucesso dos projetos demonstrando uma percepção de desempenho em custos, prazo e qualidade dos projetos gerenciados, impactando positivamente no ”Negócio”.
Escrito por: Lilian Treff
Specialist in Project Management