Com o início da era digital há cerca de vinte e cinco anos atrás, com computadores mais rápidos, maior capacidade de armazenamento de arquivos, planilhas que ajudavam a fazer cálculos em segundos em vez de horas, e a facilidade de comunicação, rápida e barata do e-mail, muitos pensavam na época, que com estas fantásticas ferramentas à mão facilitariam as suas vidas dispondo de mais tempo para fazer outras atividades, mas o que aconteceu?
O volume de trabalho aumentou de maneira que o tempo que iria sobrar para outras atividades não está disponível. Hoje fazemos muito mais no mesmo tempo comparado a gerações passadas, não estou desmerecendo o trabalho que era executado antes, com certeza não estaríamos aqui sem eles. Mas, a necessidade de organização é maior devido à grande quantidade de fontes de informação que temos disponíveis hoje, contatos, emails, celulares, arquivos, fotos, relatórios, bases de dados, procedimentos, e tudo isto se mescla tornando o trabalho de organizar tudo isso um desafio.
Temos que nos tornar metódicos até certo nível se quisermos ter controle da nossa vida no trabalho e em casa. Existe vasta literatura com seus métodos de organização, comentarei sobre alguns em próximos artigos, mas, existe uma regra básica que se aplica à quase todos os métodos de organização que se seguida pode ajudar a melhorar a eficiência nas atividades diárias.
A regra dos 2 minutos
Quando surge a necessidade de se ter algo à mão, seja um objeto físico ou um arquivo de um computador, se a tarefa de encontrar este objeto levar mais que 2 minutos, este está, ou estava, no lugar errado, portanto um forte indício que certa organização é necessária.
Depois de fazer o uso do objeto ou arquivo, por que não guardá-lo no lugar onde deve estar, talvez seja necessário, inicialmente, gastar um tempo organizando um lugar para guardá-lo ou criar uma estrutura de pastas para localizá-lo rapidamente na próxima vez.
É um trabalho de formiga, guardar um objeto/arquivo por vez, mas no longo prazo, esta estratégia compensa.
Há um estudo que estima que ao longo de uma vida gastamos aproximadamente 2 anos procurando por coisas que não estão no seu devido lugar. Quais são os objetos que mais desaparecem? Chaves de carro, carteira, celular contas a pagar, por que não começar por estes objetos estipulando um lugar em casa e no trabalho onde estes devem ser deixados no primeiro minuto que se chega a ele?
Forte abraço e até o próximo artigo.