A implantação de um Escritório de Gerenciamento de Projetos – PMO é o primeiro passo para que este se torne altamente eficiente em suas proposições. Podemos verificar que os procedimentos desenvolvidos só serão completamente aceitos se a utilização da metodologia de Gestão de Projetos for realizada de forma permanente e institucionalizada.
Um ponto importante para que a implantação obtenha sucesso deve-se à prática de disseminar as informações junto aos interessados de forma gradativa, ou seja, a medida da evolução da maturidade com o tema, bem como, seu domínio e compreensão. Isto facilita a adaptação dos envolvidos, permitindo absorver as funcionalidades e benefícios das novas ferramentas e metodologia na gestão dos projetos gradativamente, sem que as rotinas diárias de trabalho as quais estavam acostumados fossem alteradas drasticamente. Isto só é possível devido aos diálogos durante a fase de iniciação do PMO, úteis no sentido de que as ferramentas possam ser adaptadas à realidade da organização. Em um primeiro momento a simplificação dos procedimentos é vital para que as lideranças aceitem a metodologia.
Como esperado, é essencial se preparar à resistência na gestão de mudanças, o que é natural. Este tipo de comportamento diminui com o envolvimento da Alta Administração, que consequentemente exigirá apoio das lideranças.
Outro fator que auxilia muito nos procedimentos do PMO é o mapeamento dos funcionários em relação ao seu conhecimento sobre o tema. Este mapeamento mostra o nível em que se encontram os funcionários envolvidos e a necessidade da realização de formação continuada, para que a Gestão de Projetos possa ser entendida em relação às suas atribuições e responsabilidades.
Portanto, para que a implantação do PMO possa ser realizada com êxito algumas lições aprendidas devem ser verificadas para que a resistência dos colaboradores à utilização da metodologia de GP seja menor:
- é muito importante a presença do sponsor nas primeiras reuniões de alinhamento e disseminação do conceito de GP, para legitimar os membros do PMO;
- cada etapa da implantação deve ser estudada pelos membros do PMO para que os gerentes de projetos não tenham dificuldade para a sua utilização (legitimidade do conhecimento);
- simplificação dos primeiros passos para que haja uma aceitação inicial por parte dos gestores de área;
- realização de formação continuada para aqueles que não tiveram contato anterior com a gestão de projetos;
- promoção de ações contínuas para demonstrar às lideranças que os documentos exigidos pelo PMO sejam entregues por eles, pois isto é de suma importância para o desenvolvimento do projeto e acima de tudo, facilitará suas tarefas futuramente, otimizando o processo de monitoramento e controle na gestão do projeto;
- outro ponto a ser mencionado é que os resultados não aparecem de forma rápida, e sim a médio e longo prazo.
- ter bem claro qual a finalidade do projeto, por que estamos fazendo (Investimentos X Benefícios), o que esperamos do retorno investido – valor agregado, criando um Portfólio sustentável, onde os benefícios sejam maiores que os custos;
- que a Instituição Parceira garanta a utilização do produto, envolvendo o usuário, pois o fluxo de valor tem que ser baseado nas necessidades estratégicas da organização.