Toda empresa, independente do tamanho, um dia precisará encarar a implantação séria de um sistema de informações gerenciais. Pode ser que algumas tenham que enfrentar esta questão várias vezes. As pequenas empresas podem sofrer ainda mais com este problema, dado que seus administradores muitas vezes são levados a crer que, como seu negócio é menor, a solução pode ser subdimensionada ou menos complexa. Isso leva a uma série de decisões erradas e frustrantes.
Pretendemos com este pequeno artigo, apontar alguns princípios orientadores para todo o corpo gerencial de uma empresa que deseja implantar eficazmente um sistema de informações gerenciais.
Metas organizacionais bem definidas.
É importante que o sistema escolhido esteja de acordo com a missão e os objetivos da empresa, e que seja um consenso de todos. Se o corpo gerencial e os principais formadores de opinião da empresa discordam sobre a escolha, pode haver, inclusive, boicote durante a fase de implantação. Em casos assim todas as dificuldades inerentes a implantações de sistemas serão promovidas a problemas intransponíveis. Logo, é importante que a meta – implantar um sistema de informações gerenciais – esteja bem clara para todos e que a escolha do software reflita o senso gerencial comum.
Foco no objetivo e bom entendimento dos problemas organizacionais e das oportunidades prioritárias.
Assim como os usuários envolvidos devem manter o foco no objetivo proposto, eles também precisam entender completamente quais problemas o sistema de informações gerenciais se propõe a resolver. Não é possível que usuários utilizem adequadamente um sistema se não entendem a natureza dos problemas que ele resolve. Assim, bons usuários são sempre aqueles que conhecem bem o sistema organizacional em que atuam.
Definição clara dos objetivos da implantação do sistema.
Todos devem saber quais os objetivos que se pretende alcançar com a implantação do sistema. Há objetivos estratégicos, táticos, operacionais que devem ser explicitados aos principais envolvidos. Coisas como: ter controle do estoque, conquistar uma fatia maior do mercado, melhorar a qualidade das vendas, são objetivos organizacionais que validam a escolha de um sistema e criam uma expectativa positiva nos usuários.
Apoio dos gerentes de alto nível.
Não se deve pensar que o trabalho dos gerentes termina com a escolha e compra do sistema. Este continua durante todo o tempo em que o sistema estiver em uso na empresa. Um gerente que espera que os subordinados façam a implantação e que depois lhe sirvam relatórios “a la carte”, está sonhado bem alto. Se não houver envolvimento da alta gerência, o sistema será sempre tratado como o filho bastardo, e dificilmente sua implantação dará os melhores resultados, se é que dará algum.
Envolvimento dos usuários em todos os estágios.
Outro erro é forçar a implantação sem envolver “todos” os usuários. Todos eles devem, inclusive, ser ouvidos. Um sistema que tem soluções gerenciais boas, mas que possui interface ruim ou complicada ou função operacional fraca pode gerar mais problemas que soluções. Por exemplo, mesmo que os relatórios gerenciais sejam maravilhosos, um módulo de emissão de pedidos complicado e lento, com certeza criará entraves futuros que não foram detectados antes porque não se envolveu o usuário de linha de frente.
Utilização de serviços de uma empresa consagrada em desenvolvimento de sistemas.
Um bom sistema pronto geralmente é adquirido de empresas que têm história. Na hora de tomar sua decisão por este ou aquele sistema, consulte a lista de clientes daquela empresa. Isso lhe dará uma boa idéia da reputação do seu prospectivo fornecedor.
Criação ou alinhamento dos benefícios adicionais do sistema com as atividades normais de trabalho do usuário, de modo a incentivar uma interação eficaz com o sistema.
Isso significa que depois de implantado o sistema, os gerentes, com o apoio da consultoria de software, devem buscar a aderência total e permanente. Isso só é possível se os usuários e a alta direção comungam a percepção de que a escolha foi bem feita e que a implantação os tem ajudado a atingir os objetivos organizacionais. A informação sobre os sucessos deve fluir entre os departamentos e pequenas sessões de treinamento / depoimentos podem ser feitas para que todos sintam que o bem comum e organizacional foi alcançado.
Estabelecimento do Gerente do Projeto e do Usuário Chave.
Embora estejamos abordando por último, a definição destes dois personagens não é menos importante. O gerente do projeto é o profissional da sua empresa que se responsabilizará pelo êxito da implantação. O usuário chave é o braço direito do gerente do projeto de implantação. Seu papel é conhecer todo o sistema que será implantado e atuar como facilitador dos treinamentos, utilização do sistema, contatos com a empresa de software e etc. Enquanto o gerente do projeto deve ter o poder de bater na mesa quando necessário, o usuário chave deve ter conhecimentos suficientes da empresa e do sistema que respaldem as decisões e atitudes do gerente do projeto.
É claro que estas duas pessoas terão apoio do implantador da software house contratada, mas o grau de influência de um implantador terceirizado é sempre menor do que o de profissionais da própria estrutura, daí a importância de a empresa ter um gerente do projeto de implantação e um usuário chave que trabalharão afinados com o implantador para que o projeto não caia nos descrédito, sofra com resistências, boicotes, deixe de alcançar todos os objetivos planejados ou venha a adernar.
Resumindo:
1)Considere as metas da organização dentro de seu contexto de atuação.
2)Determine os objetivos a alcançar com a implantação.
3)Escolha o sistema certo com a participação de todos os formadores de opinião. Esta escolha deve levar em conta se a empresa fornecedora de software é a certa e oferece os serviços dimensionados à sua necessidade.
4)Defina o gerente do projeto de implantação e o usuário chave.
5)Garanta apoio irrestrito a este gerente.
6)Envolva todos os usuários no processo de implantação.
7)Terminados os trabalhos de implantação, continue promovendo aderência até que o novo sistema se torne parte da cultura da empresa.
Temos certeza de que se estes passos forem seguidos, a implantação de um novo sistema de gestão terá todas as chances de dar certo.