Estamos vivendo uma nova realidade tributária em nosso país. O Fisco está se equipando de poderosas ferramentas de auditoria e fiscalização o que também nos obriga a tomar uma série de cuidados para evitar grandes prejuízos fiscais.
A principal preocupação atual do gestor brasileiro é: quão atualizada a minha empresa está nas questões fiscais tributárias?
A resposta desta pergunta passa por uma análise bastante profunda da empresa, do ambiente em que atua e daqueles que lhes prestam serviços, sobretudo de seu contador. Vamos falar um pouco de cada um destes itens.
Minha empresa está preparada para as novidades fiscais?
Como já deve ser do seu conhecimento há um novo sistema escrituração fiscal e contábil além de novas modalidades de fiscalização que, aos poucos, envolverá todos os contribuintes, pessoas físicas ou jurídicas. As empresas, ou já estão, ou estarão obrigadas a fornecer suas informações em formatos digitais predefinidos por um aparato denominado SPED ou Sistema Público de Escrituração Digital, que abarca a Escrituração Contábil e as várias Escriturações Fiscais.
Para tornar este sistema coerente em todo o território nacional, já há algum tempo, o Fisco está normatizando uma série de classificadores como Código Fiscal de Operações, Código da Situação Tributária, Classificação Fiscal e etc. Com todos estes classificadores fiscais muito bem estabelecidos, a correta classificação dos clientes, fornecedores e produtos da empresa é absolutamente necessária para evitar transtornos com a escrituração fiscal.
Por exemplo, um produto classificado incorretamente em relação à sua CST e Classificação Fiscal vai gerar problemas nos cálculos de impostos nas notas de saída, cálculo de custo incorreto na entrada e em todos os demonstrativos fiscais digitais gerados a partir deles. Isso quer dizer que, mesmo que você esteja usando um software de apoio gerencial (ERP) que auxilie muito na emissão e lançamentos de documentos fiscais, jamais deve deixar de conferir se os responsabilizados por alimentar este software estão fazendo isso corretamente.
O mesmo vale para o funcionário que emite os documentos fiscais. Não se pode simplesmente fechar os olhos e apertar botões confiando que tudo sempre estará perfeitamente predefinido. Este profissional deve ser um profundo conhecedor do que faz, sempre atualizado e pronto a encontrar discrepâncias com o fim de corrigir configurações e apontar possíveis erros no software em uso.
Então a resposta à pergunta ‘minha empresa está preparada para as novidades?’ será sim se seus funcionários sabem o que estão fazendo em relação às novidades da legislação fiscal e se eles fazem mais do que simplesmente apertar botões esperando que o computador faça tudo para eles sem lhes exigir conhecimentos inerentes à profissão que escolheram para si.
O meu sistema de apoio gerencial (ERP) é adequado às novas realidades?
Hoje, um ERP que atenda satisfatoriamente às novas demandas fiscais deve estar preparado para:
a) Emitir nota fiscal eletrônica de serviço, exigidas por algumas prefeituras;
b) Emitir nota fiscal eletrônica exigida pelas Receita Federal e todas as Secretarias da Fazenda;
c) Gerar os registros eletrônicos do SINTEGRA;
d) Gerar os registros ou pelo menos as informações demandadas pelo SPED.
Note, porém que os ERPs não são obrigados por Lei a ter estas funcionalidades. Quando presentes são oferecidos como vantagens comerciais dos sistemas. Empresas de software que querem atender satisfatoriamente seus clientes estão implementando estes recursos. Porém, se estes não estiverem disponíveis você poderá lançar mão de todo aparato que o próprio fisco colocou à disposição para o contribuinte gerar as informações da forma que a Lei exige.
Lembrem-se, estes sistemas de computador só oferecem a ferramenta e suas facilidades. A garantia da integridade dos dados só se obtém se os usuários são profissionais bem preparados. É fácil entender isso quando se compara as emissões de documentos fiscais com a utilização do módulo de vendas. Uma boa venda não depende apenas dos recursos de um bom sistema, mas sim da capacidade do vendedor. As informações que saem de um sistema terão a qualidade dos dados que foram inseridos nele.
A quem cabe a responsabilidade?
Lembre-se de que sempre que você apresentar informações incorretas ao fisco, o primeiro responsável será sempre você, mesmo que estas informações tenham sido erroneamente geradas por terceiros. A corresponsabilidade só pode ser estendida ao seu contador, como se pode verificar na Lei. E só pode ser atribuída à empresa de software, se esta se negar a fazer as correções de erros apontados, caso tenha disponibilizado ferramentas de apoio. Por isso, vale à pena você levar em conta as seguintes coisas:
a) Meus funcionários estão suficientemente informados para verificar a qualidade das informações que inserem no sistema e para auditar as informações que saem antes de se passar ao fisco? Se a resposta for não, há inúmeros cursos, oferecidos por sindicatos e associações para a reciclagem dos profissionais que lidam com geração de informações fiscais.
b) Meu contador está preparado para me manter atualizado sobre as novidades constantes nas exigências legais que, se não cumpridas, poderão me custar muito dinheiro e dor de cabeça? Se está, ótimo, você tem um bom parceiro. Se não está, é uma boa hora para você avaliar a qualidade dos serviços daquele que trata informações importantíssimas e assina documentos que, se estiverem incorretos, poderão custar muito dinheiro a você.
c) Meu fornecedor de software está preparado atender as constantes novidades fiscais? A Softland tem trabalhado incansavelmente para garantir que seus sistemas atendam plenamente estas questões. Em conjunto com nossos usuários procuramos estar sempre bem informados e buscamos corrigir prontamente qualquer incongruência em função de novas leis ou novas interpretações destas. Então no que depender de nós, faremos sempre o possível para ajudar.
Por fim, cabe a você empresário, analisar os pontos levantados e reavaliar as competências apontadas. Não relegue este assunto outros planos que não o primeiro e, se não tiver certeza que está bem assistido, não delegue. A tendência, nos próximos anos é o fisco apertar forte para coibir sonegação e prestação de contas incorreta. Lembre-se de que seu contador deve sempre conferir e fazer corrigir as informações incorretas no seu sistema de gestão. E lembre-se de que seus funcionários que lidam com estas informações devem realmente saber o que estão fazendo.
Por Softland Sistemas
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