As soluções adotadas para a obtenção de resultados com excelência no gerenciamento de projetos na Administração Pública foram à definição e contratação de recursos humanos para gerenciar, planejar e monitorar todos os projetos, infra-estrutura e de comunicações, alocação de recursos financeiros, monitoramento e controle, registro de lições aprendidas e gestão do conhecimento, e a criação dos Processos de Seleção e Gestão de Projetos.
O Processo de Seleção objetiva estabelecer sequência lógica das atividades e tarefas necessárias para a seleção dos projetos. Foi criado um formulário de “Proposta de Projeto” para preenchimento dos interessados, que é analisada quanto ao seu alinhamento com o planejamento estratégico da organização, valor agregado do produto e relevância técnica, além disso, devem ser priorizadas, validadas e autorizadas pelo Secretário de Estado. Todavia, o Processo de Gestão caracteriza-se pelas referências contidas no Plano de Gerenciamento do Projeto (como os processos serão executados, controlados, monitorados e encerrados); pelo macrofluxo dos processos na gestão de projetos (iniciação, planejamento, viabilização, execução, monitoramento e controle, encerramento); ciclo PDCA (Plan–Do–Check–Act); Matriz Swot e guia PMBOK(Project Management Body of Knowledge). Para otimização do referido processo neste trabalho, elaboraram-se mapa de indicadores de performance do processo de gestão de projeto, Diagrama de Escopo e Interfaces- DEP para identificação das entradas, saídas, suporte e regulações dos processos de gestão, e fluxograma para visualização dos agentes envolvidos em cada etapa do fluxo.
O modelo proposto de Escritório de Gerenciamento de Projetos foi desenvolvido a partir dos resultados obtidos do diagnóstico de maturidade em gerenciamento de projetos e adequado à realidade do órgão governamental. Neste caso específico, o PMO foi criado para apoiar de forma significativa e contundente a transformação das estratégias da organização em projetos e planos de ação por meio de um adequado e eficiente gerenciamento de projetos, utilizando uma Estrutura Organizacional Matricial Forte por possuir uma visão sistêmica da organização com um alto valor na gestão de projetos (neste modelo as equipes estão mais comprometidas com o projeto e a prioridade dos projetos dentro da organização é alta).
O posicionamento do PMO na Estrutura Organizacional foi definido de modo a causar o menor impacto possível à Organização e a contribuir da melhor maneira para atingir os seus objetivos estratégicos. Adicionalmente, foi elaborada uma Planilha de Descrição de Cargo (Planilha 1) para cada função definida no organograma. O conteúdo desta Planilha tem como ponto principal integrar negócio com o resultado (pessoas – organização – comportamento), portanto faz referência as competências técnicas (relacionadas aos processos de GP), comportamentais (relacionadas aos relacionamentos pessoais) e contextuais (relacionadas aos aspectos organizacionais do projeto) que o IPMA Competence Baseline (ICB), adota como “elementos de competências”.
Planilha 1 – Descrição de Cargo
É importante ratificar que a existência do PMO está a serviço de toda Organização, conectado com as áreas de negócios e compartilhando informações. Partimos do princípio que os gerentes de projetos precisam criar valor por meio da gestão dos seus projetos, programas e portfólios, o que nos fez reconsiderar o processo de recrutamento e seleção, passando a ter foco no modelo de gestão por competências, além de estimular o redirecionamento das políticas e práticas de gestão de pessoas,as quais adquirem um novo significado por meio de sua adoção.