A partir do ano que se inicia, o projeto SPED afetará grande parte do comportamento das empresas brasileiras. Há uma série de novas obrigações que precisam estar na pauta dos empresários que quiserem ter um ano tranquilo, com esforços voltados ao negócio. Ocorre que as obrigações demandadas pelo projeto SPED forçam as empresas a prestar informações em um formato eletrônico específico, prometendo pesadas punições a quem não o fizer, o que está tirando o sono de muita gente. Algumas empresas estarão obrigadas a entregar a EFD (Escrituração Fiscal Digital) do ICMS e IPI, outras precisarão entregar a EFD PIS/COFINS, e algumas a ambas. Torna-se óbvio que deverá haver uso de tecnologia da informação para se atender as exigências fiscais.
Neste momento, o empresário tem dois caminhos básicos:
1)Contar com seu escriturador, normalmente o escritório de contabilidade, para produzir os arquivos.
2)Produzir ele mesmo os arquivos com uso de ferramenta de uso próprio, baseada em seu sistema de gestão.
Isso o leva a algumas considerações importantes que, se ainda não o foram, devem ser feitas agora.
Contando com o apoio da Contabilidade
Neste caso, é necessário certificar-se de que a contabilidade está recebendo as informações de forma correta e se está em condições de as escriturar de tal forma que, quando necessário, poderá gerar os arquivos no formato exigido pelo SPED. Os sistemas de escrituração fiscal estão em maior ou menor grau se preparando para isso. Assim, é aconselhável avaliar quão satisfatoriamente o sistema utilizado pelo seu contador estará produzindo estas informações. Estas informações geralmente, são transportadas de seu sistema de gestão para o sistema de escrituração através de um arquivo de intercâmbio, dispensando redigitação. Mas, no limite, tudo poderá ser redigitado no sistema de escrituração, a despeito do trabalho que isso dará.
Converse com seu contador e leve consigo a seguinte checklist:
1)O sistema de escrituração usado por ele poderá gerar os arquivos relativos às EFDs que você estará obrigado a entregar?
2)Qual será o meio de dar entrada nos dados? Através de arquivo de intercâmbio ou tudo será redigitado?
3)Em qualquer dos casos, quais serão os custos adicionais para você?
4)Que cuidados você deverá tomar junto ao seu fornecedor de software de gestão para que as informações geradas por este estejam adequadas à uma eventual integração?
Produzindo estes arquivos dentro da empresa
Um segundo caminho a ser seguido é produzir os arquivos no formato exigido pelo fisco com recursos do próprio sistema de gestão, ou alguma ferramenta criada com a finalidade de coletar os dados no próprio banco de dados e gerar o arquivo pronto para entregar.
Para analisar essa possibilidade, consulte seu fornecedor de software de gestão e apresente a seguinte pergunta: Há a possibilidade de se gerar os arquivos do SPED em nosso sistema de gestão?
Se a resposta for afirmativa, segue a lista de cuidados que devem ser observados. Já que os arquivos vão ser gerados “dentro de casa”, é necessário que a casa esteja arrumada.
1)Como estão os classificadores das notas que estou emitindo? Estamos sabendo combinar CFOPs com CSTs e outros de forma que os registros das notas possam ser apresentados em uma escrituração livre de erros?
2)O meu pessoal está sabendo fazer estes lançamentos?
3)Utilizar os programas de geração dos arquivos de SPED logicamente acarretarão em algum custo adicional junto à empresa que me fornece o software. Qual será este custo?
Por isso, convide seu fornecedor de software de gestão para uma conversa franca sobre estes tópicos e escolha o caminho que lhe parecer melhor.
Um terceiro caminho – talvez o mais prudente.
Como uma terceira opção, dada a complexidade do assunto, você jamais se deve fiar apenas nesta ou naquela consultoria – a do programa ou a da contabilidade. O melhor é unir-se a ambas de forma a garantir, pelo menos nesta primeira fase, que as coisas estejam começando bem. Isso quer dizer que você não poderá dispensar o auxílio conceitual do seu contador / escriturador e nem o apoio técnico do seu fornecedor de soluções de TI. Note que, no SPED, há muita legislação desconhecida dos desenvolvedores e muitos aspectos técnicos desconhecidos dos profissionais de escrita fiscal. Isto torna obvio que a melhor solução passa pelo trabalho conjunto.
Talvez o sistema de gestão possa gerar os arquivos do SPED, que podem ser importados no sistema de escrituração do seu escritório de contabilidade e este, depois de validar todos os detalhes emite de seu próprio sistema o arquivo definitivo que será apresentado ao fisco. Esta segunda repassada, facilitada pelo intercâmbio de arquivo no próprio formato do SPED, dará a oportunidade de corrigir quaisquer incorreções e ter, na contabilidade, as informações completas a qualquer tempo.
Então, em se optando por uma terceira opção, reúna seu dois fornecedores de soluções – o de serviços de escrituração fiscal e seu desenvolvedor de software e conversem abertamente sobre as possibilidades.
Temos trabalhado incansavelmente para que nossos sistemas possam gerar os arquivos do SPED. Alguns de nossos clientes já estão utilizando nossa solução para a EFD de ICMS e IPI, popularmente chamado de SPED Fiscal e outros estão participando do piloto da EFD PIS / CONFINS. Isso acena para o fato de que nossos sistemas estarão aptos a gerar os aquivos exigidos pelo fisco.
Se você ainda não conhece essa nossa solução, ligue para nós ou no envie um e-mail. Teremos prazer em fornecer maiores informações sobre abrangência do projeto, custos extras e tudo o mais. E também seria muito apropriado agendar uma reunião entre vocês, contador e nós para tratarmos dos detalhes técnicos e legais de uma possível utilização da nossa solução.