Hoje, na era da robotização e da digitalização, queremos melhorar ou automatizar grande parte do trabalho que realizamos. Muitos desses processos ocorrem nas áreas de contabilidade, recursos humanos, folha de pagamento e em seções que tratam de acordos amplamente compreendidos. Além da digitalização, ou seja, da eliminação de documentos em papel e da robotização, que livra os funcionários de tarefas repetitivas, a tecnologia OCR também encontra o seu lugar.
- O que é OCR e por que não dizemos que é robótica?
- Como funciona o sistema utilizado na Impel Business Solutions?
- Quais são os benefícios de usar a tecnologia OCR?
Da digitalização para documento de texto
A tecnologia OCR (reconhecimento óptico de caracteres) nada mais é do que reconhecimento óptico de caracteres. O software analisa o arquivo gráfico fornecido, ou seja, uma digitalização do documento ou de sua foto, e reconhece o texto nele contido. Em seguida, ele o extrai e o transforma em um documento de texto simples que pode ser facilmente alterado ou editado.
OCR não é um robô criado dentro África do Sul. Esta é outra tecnologia que suporta a robotização. Os robôs que ainda não conseguem ler digitalizações de fotos ou arquivos PDF podem, graças à tecnologia OCR, receber um documento em versão digital e trabalhar com esse arquivo como parte de atividades subsequentes para as quais um determinado documento é necessário.
Tecnologia OCR na prática
O sistema utilizado pelos colaboradores da Impel Business Solutions possui um módulo dedicado para reconhecimento de faturas, que se caracteriza por uma extensa lógica de reconhecimento de padrões típicos de faturas de custos. Graças a isto, o programa é capaz de ler milhares de modelos de faturas diferentes, mas também estrangeiras.
O tempo necessário para inserir faturas usando OCR é muito menor do que inserir o documento manualmente no sistema. O OCR processa o documento e caso tenha 100% de certeza na leitura dos dados, um arquivo digital é gerado automaticamente. As faturas que não são reconhecidas pelo sistema estão sujeitas a verificação humana. No entanto, o OCR é uma ferramenta de aprendizagem constante, pelo que a sua eficácia está constantemente a aumentar.
Muitos fatores influenciam a eficácia do processo. Entre outras coisas, é a resolução do documento – quanto maior, mais corretamente o OCR funciona. O mesmo se aplica aos documentos enviados na forma de fotos – os desfocados ou de baixa qualidade serão mais difíceis de serem lidos pelo sistema.
O que a organização ganha ao usar a tecnologia OCR?
A automatização da leitura dos dados das faturas significa, sobretudo, uma aceleração muito significativa da entrada de documentos, principalmente em períodos de entradas muito grandes, ou seja, nos últimos dias do mês. Em grandes empresas que trabalham com muitos prestadores de serviços, trata-se de enormes quantidades de dados. Na IBS, o OCR lerá aproximadamente 20.000 faturas por mês, o que equivale a 240.000 faturas por ano.
O trabalho em dias com grande fluxo de faturas é muito cumulativo, por isso o OCR apoia muito os funcionários que conseguem evitar o cansaço e o excesso de trabalho. Ao economizar tempo nesse processo, os colaboradores podem cuidar de atividades mais complexas.
Este é o próximo ao lado processo de reconciliação de remuneração, um exemplo de liberação de recursos humanos e desenvolvimento de funcionários que não desejam mais realizar atividades de baixo desenvolvimento, como copiar notas fiscais no sistema. A inserção rápida de faturas também garante que elas serão pagas dentro do prazo.
Graças à tecnologia OCR, notamos também um aumento na qualidade dos dados inseridos. Reduzimos a quase zero o risco de erros, o que no caso das faturas pode ter consequências muito graves, por exemplo quando a conta bancária é inserida incorretamente.