Você já passou por um momento em que teve que fazer uma grande compra técnica pela sua empresa? É claro que na maioria das vezes existe um setor de compras na empresa, mas este setor geralmente é acionado após a escolha técnica, ficando mais com os detalhes comerciais do que com os detalhes técnicos da compra.
Uma compra técnica pode ser a compra de um bem tangível ou intangível, ou seja, um equipamento por exemplo, ou um software de gestão e geralmente possuem alto valor agregado o que não permite falhas, tornando a tomada de decisão por determinado fornecedor uma tarefa ainda mais complexa e de alto risco.
Alguns pontos importantes devem ser vistos no momento de uma compra técnica para que o custo beneficio seja exatamente evidenciado e não apenas a palavra custo, pois sabe aquele ditado que o barato sai caro? Então, costuma funcionar muito bem quando estamos falando de uma compra técnica!
O custo é um fator fundamental em um projeto de aquisição, porém junto dele devem ser analisados outros pontos fundamentais, e ser feito uma equiparação técnica entre os fornecedores do bem que estão ofertando à você. Essa equiparação deve ser simples e de fácil visualização, uma planilha é uma boa forma de pontuar os pontos fortes e fracos entre os fornecedores.
Para facilitar o entendimento vamos exemplificar, imagine que você e sua equipe são responsáveis pela compra de um gerador de energia elétrica, que irá abastecer uma linha de produção de sua empresa, linha esta qual não pode parar, por isso o uso do gerador é imprescindível.
Sua diretoria já aprovou o montante de R$ 500.000,00 para a compra do equipamento agora o setor de compras esta aguardando no mínimo três orçamentos de empresas fornecedoras que forneçam o bem solicitado e esta tarefa compete a você. O primeiro a fazer é entender e pontuar se essa verba contempla os custos com transporte do equipamento, instalação, treinamento de operação e caso haja necessidade de adequação do local de instalação, se a verba já contempla essa adequação, estes são detalhes que muitas vezes passam despercebidos, é muito comum comprarem um equipamento e só depois darem conta que o mesmo não passa pela porta ou que a tensão elétrica de operação necessária para o equipamento não está disponível no local de instalação, ai as adequações podem sair mais caras do que o próprio equipamento.
Após o check-list acima executado você percebe que essa verba deve ser disponível não só para a compra do gerador, mas também instalação, transporte e treinamento operacional, pois todo o resto já foi providenciado, você deve buscar no mercado o mínimo de três fornecedores para poder equiparar os orçamentos.
Com os três orçamentos em mãos cheque se tecnicamente os equipamentos atendem ao necessário, se possuem assistência técnica no Brasil, se contemplam garantia, se os fornecedores possuem outros equipamentos já instalados e funcionando em outros clientes e se possível veja a possibilidade de receber uma demonstração do equipamento, ver um equipamento funcionando na prática pode tirar varias dúvidas e despertar detalhes que antes não foram percebidos.
No decorrer da equiparação veja se não existem outros itens que um fornecedor oferece a mais do que o outro, pois podem ser ótimos fatores de desempate, alguns diferenciais que costumam fazer a diferença são, prazos de entrega, maior tempo de garantia, custo de manutenções preventivas menores, melhor desempenho de funcionamento gerando um menor impacto de consumo e etc.
Ao final da equiparação técnica e seus diferenciais entre em contato com cada fornecedor, converse com os responsáveis do setor de compras e ai sim mire no preço, veja se realmente os itens que são entregues em uma proposta de preço mais baixo se são os mesmo de uma proposta que possuem preços mais altos. Isso pode acontecer, mas na maioria das vezes, propostas com preços mais altos tendem a oferecer mais itens ou itens de maior qualidade.
Depois do alinhamento com o setor de compras chame os fornecedores para uma reunião e peça para eles explicarem seus diferenciais e veja qual das empresas passa mais confiança, quando estamos falando de valores altos, a confiança em que uma empresa deve ter na outra é fundamental. É importante que sempre que possível uma pessoa do setor de compras participe do processo, assim permite que a garantia do Compliance seja adotada.
Esses processos são morosos e podem durar anos até que a compra seja concretizada, tudo vai da urgência do projeto e da liberação da verba, em multinacionais, o processo pode demorar ainda mais, pois liberações em outras esferas geralmente são necessárias.
Se seguir este mini roteiro acima as chances de comprar o equipamento com o melhor custo beneficio são grandes! Ah e deixe a parte chata de pressionar o fornecedor por descontos com o comprador, ele tem as técnicas corretas para isso.
Caso precise de uma assessoria para uma compra técnica, conte com a La Serra Consulting, a gente te ajuda!