Começar um negócio de sucesso não é só encontrar um ramo de atuação, um nicho de mercado e o perfil certeiro de cliente. No processo de abertura da empresa em si, é preciso estar atento em todos os passos e detalhes mais técnicos desse processo, como o contrato social, a tributação e a escolha do imóvel. São questões importantes que, se mal resolvidas, podem atrapalhar os planos do empresário. Confira a seguir oito dicas de especialistas para enfrentar esses passos de maneira mais eficiente e segura.
Na abertura do negócio, o empresário deve atentar na confecção do contrato social, em que são relacionados aspectos práticos do funcionamento do negócio, como definição básica da empresa (nome, endereço e atividade), o capital social (valor ou bens investidos), a relação entre os sócios e a divisão dos lucros.
Uma maneira de agilizar o registro do contrato social é procurar o sindicato da categoria da empresa e verificar se possui um posto avançado da junta comercial. Assim, o procedimento, que geralmente demora cinco dias para ser concluído, pode ficar pronto em 24 horas.
De acordo com o contador Vicente Sevilha Júnior, autor do livro Assim Nasce Uma Empresa (editora Brasport, R$ 59), é importante ter certeza dos termos especificados no contrato social, porque mudanças de regras, ou seja, alterações contratuais, implicam refazer as inscrições federal, estadual e municipal e as licenças. As modificações, no caso das sociedades limitadas, só podem ser feitas se 75% do capital estiver de acordo. Erros formais, como grafias incorretas, são facilmente resolvidas com retificações no contrato.
2. Escolha do melhor regime de tributação
Na hora de abrir a empresa, o empreendedor deve estudar os três regimes de tributação existentes – Simples, lucro presumido e lucro real – e decidir qual deles é o mais indicado para o negócio. “No início das atividades, a tendência é usar o lucro presumido ou Simples. Como não há histórico, é difícil prever qual será margem de lucro efetiva. Se o negócio indica prejuízos consideráveis nos primeiros anos, o lucro real é o melhor negócio”, afirma Sevilha Júnior.
No sistema do Simples, permitido para empresas com faturamento anual de até R$ 2,4 milhões, a cota de pagamento de imposto varia de acordo com a atividade e o porte da empresa e é crescente em relação ao faturamento – quanto mais a empresa fatura, maior é o valor desse tributo. As alíquotas variam de 4% a 27,9% do faturamento.
3. Escolha do imóvel
Ao instalar a estrutura física do negócio, o empresário deve escolher um local que seja adequado para o seu público-alvo. “Se as classes A e B são o foco do negócio, é interessante oferecer espaço para estacionamento; e se o perfil está nas classes C e D, o empreendedor deve procurar locais mais populares, com fácil acesso a transportes públicos”, exemplifica Sandra Fiorentini, consultora jurídica do Sebrae-SP.
Em relação aos contratos de locação, a consultora observa que muitos empresários costumam alugar o imóvel comercial por um ano apenas. “Eles devem pensar se é por um ano que querem ter a empresa. Por isso é interessante procurar fazer o contrato com o prazo máximo, normalmente de cinco anos. Assim o empreendedor garante o direito de ficar naquele local por pelo menos esse período”, explica Fiorentini.
Com esse contrato, o empresário também tem chances de ser beneficiado com a possibilidade de ação renovatória da locação, que permite mais cinco anos de aluguel, desde que o pedido seja feito até seis meses antes do término do contrato. Outros aspectos que necessitam atenção são negociação de carência para pagamento do aluguel e percentuais de reajuste – itens que podem causar conflito entre inquilino e proprietário.
4. Registros do imóvel e licenças
Antes de assinar um contrato de aluguel, é essencial verificar qual é a condição do Habite-se do imóvel (autorização da prefeitura para que ele possa ser habitado) e as regras de ocupação de solo (cada cidade define regras específicas em leis de zoneamento). Em algumas áreas, não é permitido funcionamento de atividades comerciais. Além disso, imóveis que têm declaração residencial não devem ser usados para fins comerciais.
Quando a empresa já está legalmente constituída, com contrato social, CNPJ e inscrições, zoneamento e Habite-se regularizados, o empresário consegue o alvará de funcionamento. A emissão do documento é taxada pelas prefeituras, com valor aproximado de R$ 100. “Recomendo que a solicitação do alvará seja feita por um engenheiro, que é um profissional qualificado para avaliar zoneamento, Habite-se e condições do imóvel”, afirma Sevilha Júnior.
Outras licenças também podem ser necessárias e dependem da atividade da empresa. Uma indústria, por exemplo, precisa de uma licença ambiental, que vai analisar a melhor maneira para cuidar dos resíduos gerados durante a produção. Em São Paulo, o documento é emitido pela Companhia Ambiental do Estado de São Paulo (Cetesb).
5. Contratação inicial de mão de obra
O plano de negócios, feito antes de a empresa começar a funcionar, deve conter um cálculo cuidadoso do volume de operações do empreendimento e do número de funcionários necessário para manter essa atividade.
Para Sandra Fiorentini, consultora jurídica do Sebrae-SP, o empresário precisa verificar a sazonalidade do negócio que vai iniciar e, a partir disso, quantos funcionários deverá ter e quantas horas deverão trabalhar. De acordo com Sandra, o contrato chamado “a tempo parcial” permite uma jornada de trabalho de até 25 horas semanais, sem hora extra e com registro em carteira de trabalho. O modelo é adequado, por exemplo, para o segmento de lojas e restaurantes: com demanda de clientes maior nos finais de semana, é necessária a contratação de mão de obra para esses dias específicos. O empresário remunera esse profissional multiplicando o valor por hora do piso salarial da categoria pelo número de horas trabalhadas. “Assim, não há ociosidade de funcionários, há considerável redução de custos e a prática está totalmente de acordo com a lei”, afirma Sandra.
6. Cálculo dos custos de abertura da empresa
Além dos custos com infraestrutura e pessoal, é preciso levar em consideração os custos com a abertura da empresa em si. Os principais gastos para abrir uma empresa são as taxas da junta comercial e da emissão do alvará, além de outras que variam entre estados. Segundo Sandra Fiorentini, do Sebrae-SP, o custo total é de entre R$ 700 e R$ 2 mil.
O empresário pode fazer a opção de contratar um profissional apenas para resolver a burocracia, como um despachante ou um consultor, como geralmente fazem os contadores. Esse tipo de escolha influencia os gastos de abertura do negócio. Sevilha Júnior afirma que o preço dos escritórios contábeis pode variar até 200%, mas normalmente fica em torno de R$ 1.500. Advogados também podem ser contratados para orientação e também para serviços mais técnicos.
7. Pagamento de pró-labore e lucros
Um erro muito comum do empresário, segundo Vicente Sevilha Júnior, é se esquecer de contabilizar o seu próprio pagamento pelo trabalho que realiza no negócio. “Na hora de montar uma empresa, todas as contas dos gastos mensais são feitas, mas os empresários esquecem que precisam de um salário para passar o mês. Essa remuneração é chamada de pró-labore e deve fazer parte dos custos”, esclarece.
Os sócios que trabalham diretamente na administração do negócio têm direito a receber essa remuneração tributada, que corresponde a um salário compatível com a função desempenhada. “A melhor regra para definir esse valor é ter como base os salários de mercado”, explica Sevilha Júnior. Desde 2003, a legislação permite que administradores não-sócios também recebam pró-labore.
A distribuição de lucros deve ser feita na mesma proporção do valor investido na empresa. Outra maneira de pagamento para sócios são os juros sobre capital próprio, referentes ao valor que foi investido, por exemplo, na compra de máquinas e equipamentos.
8. Escolha do contador
Para escolher um profissional sério e capacitado, principalmente que dê orientação ao empresário iniciante, é aconselhável fazer uma pesquisa do registro do profissional no Conselho Regional de Contabilidade – em alguns estados, é possível fazer a consulta pela internet. Sevilha Júnior também recomenda visitas ao escritório do profissional e conversas com outros clientes atendidos por ele. “Uma sugestão é procurar profissionais que atendam empresas do mesmo segmento do empreendedor”, afirma Sandra Fiorentini.
Por Andressa Trindade
