Um tema que sempre gera discussões e argumentações nas empresas é a medição da performance de Compras. Isto acontece porque Compras sempre quer mostrar o melhor número possível (que ajude o resultado de Compras é claro) e o Departamento Financeiro sempre quer mostrar o número mais real possível, situação esta que muitas vezes gera conflito nas empresas. A questão é que isto ocorre quase sempre nas reuniões de apresentação de resultados para a Diretoria ou Conselho. Quem está correto? Como evitar este conflito?
Na verdade as duas áreas estão corretas, ou seja, a performance de Compras não pode ser afetada por fatores de mercado por exemplo, e Finanças tem que apontar a situação real que acontece na empresa. O que se deve buscar é ter um procedimento juntamente com Finanças de como será apurada a performance de Compras, de forma que o número que as duas áreas mostrem seja o mesmo.
A forma de apuração de performance que será relatada a seguir é aplicada para administração de performance de itens produtivos. No próximo artigo falarei sobre como medir performance de contratos e itens improdutivos.
Qualquer produto tem uma relação de itens que o compõem ou que são usados para a sua fabricação. Baseado nesta relação você tem uma estrutura de produto com item usado e quantidade. Com esta informação é possível saber item a item a quantidade de uso diário, semanal, mensal, anual. Qualquer sistema de ERP dispõe desta informação.
Para se apurar a performance de Compras, os volumes de cada item devem ser fixados, isto é, são volumes que não sofrerão alteração na medição da performance de Compras. Normalmente a performance é medida anualmente, desta forma, Vendas ou Marketing devem informar a previsão de venda de cada produto e com isto se tem o “volume budget” de Compras item a item, fornecedor a fornecedor.
O preço de cada item deve ter uma data fixa para comparativo, que normalmente é o último preço do ano anterior, e com isto se tem “valor budget” de cada item e cada fornecedor para o ano seguinte.
Com estas informações em mão, cada Comprador, com os fornecedores de sua responsabilidade, pode elaborar o “CSP – Cost Saving Plan” ou o plano de redução de custos item a item, fornecedor a fornecedor, mês a mês, plano este que vai gerar o resultado final da performance de Compras
Veja exemplo abaixo
Com o CSP, Compras e Finanças podem acompanhar a evolução da Performance, confrontando se o que foi “prometido” por Compras está sendo alcançado ou não.
Qual a razão de se fixar o volume? Para que a performance de Compras não seja afetada por variações de mercado. Por exemplo, baseado no budget, você negociou uma redução em um item que tinha determinado volume. Esta redução vai ter um impacto ponderado no resultado final da área. Se por acaso, o mercado não efetivar aquilo que foi “prometido” por Vendas, a performance de Compras não pode ser impactada por este fator nem negativamente e nem positivamente, pois pode ocorrer também o contrário, ou seja, o mercado consumir mais do que estava previsto e desta forma a performance de Compras seria beneficiada.
É claro que a previsão de Vendas deve ser a mais próxima possível da realidade, porque uma previsão muito mal feita afeta o resultado da empresa não apenas na performance de Vendas, mas como exposto acima, também na performance de Compras.
Qual forma de se lançar os dados na performance? Usa-se apresentar a performance com 2 valores: “Full Year (FY)” e “Average Year (AY)”. O resultado FY é apresentado calculando-se o valor sempre anualizado, isto é, a redução ou aumento do item multiplicado sempre pelo volume de 12 meses independente do mês de sua aplicação. O resultado AY é apresentado calculando-se o valor do mês da aplicação até o final do período. Quanto mais longe do início do período estiver a ação prevista no CSP, maior será a diferença entre o resultado FY e AY. O resultado AY também pode ser entendido como efeito real no caixa da empresa e o quanto mais próximo estiver o volume real do volume budget mais o resultado financeiro será próximo do resultado AY. Verificar exemplo gráfico abaixo com resultados FY e AY do plano CSP acima.
A apresentação do resultado é muito mais compreensível na forma gráfica, conforme acima, porém pode-se apresentar em outras maneiras.
Esta é uma forma de medição e apresentação do resultado de Compras. Não quer dizer que seja o único nem que seja o mais correto, porém é forma usada de apuração nas montadoras de automóveis, por exemplo.
No próximo artigo comentarei sobre apuração de performance de Compras para itens indiretos (auxiliares de produção e contratos).
Até o próximo artigo,
