A utilização dos métodos DRP e DRP II no sistema ERP é possível graças à ferramenta que armazena todas as informações necessárias para determinar o momento em que um pedido deve ser feito ao fornecedor para que seja atendido antes que o estoque acabe.
Isto permite um planeamento preciso dos recursos de distribuição e permite que as tradings garantam a disponibilidade constante de mercadorias para os seus clientes, sem o risco de depósitos em armazém. As informações nas quais o sistema se baseia ao preparar e fazer um pedido incluem:
- Prazo de entrega, que é diferente para cada fornecedor;
- Tempo de transporte da mercadoria, que depende da localização do fornecedor;
- Vendas médias de mercadorias, graças às quais você pode determinar quando os estoques de mercadorias acabarão e, levando em consideração os prazos de entrega e transporte, planejar a entrega;
- Informações sobre o volume da mercadoria necessária para determinar a quantidade máxima que o armazém poderá aceitar no momento da entrega da mercadoria.
Graças ao acesso às informações acima, o sistema consegue gerar automaticamente pedidos ao fornecedor, analisando estoques atuais, vendas médias e outros atributos citados acima. O departamento de compras pode processar tal pedido posteriormente, verificando primeiro se deseja adicionar outros itens ou alterar a quantidade dos existentes.
Em seguida, o pedido finalizado é enviado ao fornecedor. Quando um pedido é enviado, o sistema estima a data provável de sua conclusão. Graças a isto, o serviço de atendimento ao cliente pode informar o cliente sobre a data aproximada de entrega em caso de indisponibilidade da mercadoria.
Esta solução foi implementada numa das nossas empresas clientes da indústria automotiva utilizando o sistema ERP. Isso possibilitou a geração automática de pedidos ao fornecedor com base em dados de estoque, vendas e parâmetros de um determinado fornecedor.
A solução permitiu ainda alterar o processo de preparação de encomendas, que antes eram processadas fora do sistema, através de ficheiros Excel, e só após o processamento eram introduzidas no sistema (através da importação de artigos de encomenda).
Além disso, nem todos os funcionários lembravam de inserir os pedidos no sistema, o que dificultava o acesso às informações sobre o status do pedido. Agora todo o processo ocorre no sistema e é em grande parte automático. Graças a isso, os colaboradores podem dedicar seu tempo a outras tarefas mais complexas.