Em continuidade ao artigo anterior, onde comentei sobre medição de Performance de Compras para itens produtivos, comento abaixo algumas formas de se apurar a Performance de Compras para itens MRO e contratos, onde a principal diferença é que, pelo fato destes itens não estarem ligados a nenhuma estrutura de produto, ou seja, seu uso é função de “n” variáveis diferentes e que se comportam de maneiras diferentes, a determinação de um volume “budget” torna-se mais complexa.
Itens MRO com código específico:
– Nestes casos pode-se estipular um volume “budget” de acordo com a quantidade usada no ano anterior relacionada com o volume de produção e número de funcionários, isto é, pode-se estipular o budget com uma regra de três composta usando como variáveis o volume de produção e número de funcionários. Desta forma, com volume de produção e número de funcionários do ano anterior e volume de produção de número de funcionários previstos no budget do ano consegue-se ter um volume budget para os itens MRO codificados. A forma de mostrar o resultado pode ser na mesma forma gráfica apresentada no artigo anterior para itens produtivos.
Itens MRO sem código específico:
– Para itens sem código específico, ou seja, compras spot, compras de CAPEX e outras, existem algumas formas de se apresentar uma Performance de Compras, as quais porém são muito discutíveis com o Financeiro. São elas:
1. A Performance de Compras pode ser apontada sobre o ganho em relação ao valor budget da compra. Assim, por exemplo, se temos uma compra de um equipamento com valor budget de R$10.000,00 e Compras consegue comprar por R$8.000,00, a diferença a menor pode ser apontada como Performance de Compras.
2. Caso o valor budget não seja muito apurado, isto é, não se sabe o quanto realmente este valor reflete o valor real do item ou bem, pode-se adotar uma forma de validar o valor de mercado (em conjunto com o Financeiro), sobre o valor de mercado se calcular um target (determinado pela Direção da empresa) e sobre este target, o que for conseguido de redução por Compras, ser apontado como Performance de Compras.
3. Obviamente a Performance de Compras pressupõe que os valores que porventura estejam acima do budget ou do valor target também sejam imputados como Performance de Compras (neste caso como performance negativa de Compras).
Contratos:
– Via de regra os contratos (principalmente de serviços) tem uma cláusula de correção de preços indexada a algum parâmetro (IGPM, IPC, algum indexador de variação de preços de alimentos, variação da mão de obra conforme dissidio, variação valor Kwh, etc). Quando se faz o budget para o ano seguinte, se prevê a correção dos contratos conforme os valores estipulados em contrato. Embora exista um contrato assinado, isto não impede que Compras negocie o índice a ser aplicado em função de outras variáveis não previstas no mesmo, o que pode reduzir o índice que deveria ser aplicado. Neste caso a Performance de Compras é a diferença entre o que deveria ser aplicado e o que efetivamente foi. Este tema também gera muita controvérsia com o Financeiro pois a maioria das empresas não aceita o “Cost Avoidance” (vide explanação abaixo) como Performance de Compras.
Cost Avoidance: Costuma-se usar o termo de “cost avoida
nce” para toda ação feita por Compras (negociação, troca de fornecedor, etc) que reduza um impacto negativo de aumento de custos para a Companhia. Assim por exemplo pode-se ter um determinado segmento que esteja pleiteando um aumento de preços de 10%. Compras, através de ações, consegue reduzir a aplicação do pleito para 5%, ou seja, conseguiu reduzir o impacto nos custos da companhia embora ainda exista uma aumento sobre a base atual. Este “cost avoidance” geralmente não é considerado pelo Financeiro como Performance de Compras embora Compras tenha atuado no processo e muitas vezes tenha tido um trabalho até maior do que nas ações que efetivamente resultaram em redução de custos para a companhia.
Como comentado no artigo anterior, qualquer posicionamento referente apuração de Performance de Compras, diverge de empresa para empresa e gera controvérsias principalmente com o departamento Financeiro. Portanto, as formas acima são exemplos de como se pode apurar performance para itens MRO e contratos, podendo existir outras formas. Em resumo é muito importante sempre existir o consenso entre Compras e Financeiro e que a forma definida entre ambos seja sempre seguida.
Até o próximo artigo.
