As listas de verificação são um exemplo perfeito de uma ferramenta simples que melhorou a segurança e a eficiência de muitas atividades realizadas diariamente pelos funcionários em todo o mundo – desde aplicativos de smartphones que gerenciam tarefas a serem executadas, até pilotos de aeronaves e cirurgiões.
Provavelmente checklists também são usados na sua empresa, mesmo que poucas pessoas pensem nisso no dia a dia. Por exemplo, um cartão de produção, que exige a assinatura de cada funcionário que executa atividades relacionadas a um determinado pedido, é uma forma de checklist. Desta forma, podemos garantir que nenhuma das atividades será realizada duas vezes (pois já apareceu a assinatura em determinado campo), e que nenhuma das atividades será omitida (pois ao finalizar o pedido, a falta de assinatura em um dos campos imediatamente nos olhos).
Essa lista parece cumprir sua função – os funcionários individuais são responsáveis por atividades específicas na sequência e assinam seus nomes nas caixas, uma por uma. Mas podemos de alguma forma melhorar este modelo para nos dar uma visão melhor do status de execução da ordem?
Partindo da especificidade das tarefas individuais e das relações entre elas, podemos chegar à conclusão de que as tarefas nem sempre têm de ser executadas uma após a outra. Quando tentamos mapear as relações entre eles em forma de gráfico, podemos facilmente notar detalhes que não eram óbvios ao olharmos a lista anterior:
Por exemplo:
- para realizar a tarefa “Coletando Dados de Embalagem”, nem precisamos executar as especificações, portanto esta tarefa pode ser realizada de forma independente – a única coisa que é importante para nós é receber os dados antes da etapa “Rolagem”
- podemos produzir ambos os formulários de impressão de forma independente, mas ambos devem estar prontos antes da etapa “Imprimir”
Melhoria com um gráfico de dependência
É claro que, no modelo de exemplo acima, todo funcionário que executa determinadas etapas diariamente pode lembrar facilmente as dependências entre as etapas e não precisa vê-las todas as vezes. No entanto, alguma forma de registrar conexões entre tarefas pode ser necessária quando:
- produzimos encomendas altamente adaptadas a um caso específico
- dependências de tarefas começam a diferir entre trabalhos
- dependências começam a se tornar cada vez mais complicadas
Além disso, a representação das etapas em forma de gráfico permite-nos encontrar de forma fácil, até intuitiva, respostas a questões como:
- Que ações devemos tomar como próximo passo para concluir o pedido?
- Por que razão uma determinada ordem não pode entrar numa determinada fase de execução?
Por que vale a pena usar um gráfico de etapas de trabalho?
Tal o gráfico de dependência do estágio de trabalho pode ser usado com sucesso em documentos existentes sem interferência excessiva nos procedimentos existentes da empresa – apenas enriquece os dados contidos no checklist tradicional. Além do cartão de produção, o gráfico de tarefas pode ser utilizado sempre que muitas pessoas precisarem confirmar ou relatar as operações que realizaram.
O método proposto só funcionará bem em documentos únicos (por exemplo, um cartão de produção para um único pedido) – com uma certa escala de pedidos atendidos, o gráfico provavelmente ficaria disperso entre muitos documentos que circulam em vários departamentos da empresa. Construir um grande gráfico de dependência integrando etapas de trabalho de vários documentos utilizados nos departamentos de logística, vendas, produção ou armazém exigirá o uso de troca eletrônica de informações entre “documentos” e departamentos.
Com base nas observações das empresas manufatureiras, decidimos que o gráfico de dependências entre os diversos eventos relacionados ao pedido seria o seu núcleo. Para cada pedido inserido no sistema, você pode exibir um gráfico das etapas da obra e acompanhar a execução de cada etapa em tempo reale as tarefas individuais são marcadas como concluídas por meio de relatórios enviados pelos usuários – graças a isso, temos acesso rápido ao histórico de um determinado pedido e às atividades realizadas pelos funcionários dentro dele.
