Você, que trabalha em Compras, com certeza já foi abordado por alguém na empresa na qual trabalha pedindo por uma compra urgente, de um item ou serviço que ficou “esquecido” em algum lugar, e que agora é urgente para que a operação/produção da empresa não seja prejudicada.
E porque isto ocorre? Será que aquela pessoa ou departamento que não fez a solicitação da compra no tempo correto, ou seja, não realizou um planejamento eficaz, sabe que o seu trabalho em Compras vai ser prejudicado porque você não vai ter tempo de realizar uma boa compra (comprar pelo melhor preço, da melhor empresa e no melhor prazo) e vai prejudicar também o resultado da empresa como um todo (quer seja no aspecto financeiro, quer seja em qualquer outro aspecto)? Com certeza esta pessoa não sabe disto.
Como por característica a área de Compras sempre “apaga incêndios”, algumas áreas e pessoas das empresas se acostumaram a deixar toda a parte do planejamento estratégico que envolve Compras para o final, o que é totalmente errado, pois conforme já escrevi em outros artigos, a área de Compras é cada vez mais estratégica e precisa estar envolvida em todos os processos desde o início para o resultado seja sempre o melhor possível de ser alcançado.
A compra urgente é sempre um mau negócio porque por mais que você negocie e consiga “descontos” a empresa do outro lado sabe de sua urgência e sua necessidade de comprar daquela empresa naquele momento porque é a única que atende o prazo que você precisa.
Como podemos mudar esta situação na empresa?
Podemos começar a mostrar qual foi o prejuízo da falta de planejamento das outras áreas naquela compra. Como?
- Faça todo o processo como se você tivesse todo o tempo disponível e possível para isto.
- Realize a compra da empresa que atende a sua necessidade urgente.
- Faça um relatório comparativo mostrando a perda que houve com a “urgência” comparativamente com o resultadoque seria alcançado com a compra no tempo ideal.
- A perda na maioria das vezes é financeira, mas tem também outros aspectos que são:
– Deixar de alavancar novas negociações com fornecedores já homologados do seu quadro de fornecedores.
– Ter que comprar de outra empresa que não faça parte do quadro atual de fornecedores, o que gera criação de novo cadastro, interação de pessoal de contas a pagar, etc.
– Ter problemas de qualidade com os itens comprados “urgente” de uma nova empresa.
– Entre tantos outros possíveis.
Assim, coloque no seu dia a dia, a rotina de dividir com as outras áreas da empresa o impacto negativo causado cada vez que uma “urgência” aparece.
Pense nisto. Até o próximo artigo.
